پنج مزیت که از خودکارسازی فرایندها توسط ERP نصیب‌تان می‌شود
بیشتر صاحبان کسب‌وکار و تصمیم‌گیران سازمان‌های مختلف برای سیستم ERPشان یک سوال را بیش از هر سوال دیگری می‌پرسند: چه افزونه یا نرم‌افزاری را با سیستم ERP سازمان برای گرفتن نتیجه بهتر یکپارچه کنم؟ سوالی که در شرایط فعلی، هم منطقی است و هم معقول. هرچه باشد تا ده سال پیش خواسته و سوال اصلی صاحبان کسب‌وکار این بود که چگونه یک سیستم ثبت بازخورد را به‌درستی در سازمان پیاده‌سازی کنم؟ نیازهای مدرن، راه‌حل‌های مدرن می‌خواهد.
موضوعی که این روزها باید محور اصلی گفت‌وگوها و نیاز کسب‌وکارها باشد این است: ویژگی‌های ERP نباید هسته اصلی سیستم شما را تحت تاثیر بگذارد، باید خروجی‌های کسب‌وکار شما را بهبود دهد. خودکارسازی فرایندها در پلتفرم‌های ERP یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌هایی است که توسط آن‌ها ارایه می‌شود. اما این خودکارسازی کدام خروجی کسب‌وکار را بهینه می‌کند و تحت تاثیر می‌گذارد.
در این مطلب می‌خواهیم به بررسی ۵ ویژگی حاصل از خودکارسازی ERP در سازمان بپردازیم. همراه ما باشید:
1- وقت ارزشمند اعضای تیم را آزاد می‌کند
همه ما دوست داریم هرچه سریع‌تر کارهای‌مان را تمام کنیم و روز را به پایان برسانیم. فرض کنید تیم مالی شما روزانه درگیر هزاران صفحه گسترده است که باید داده‌های آن را تغییر دهد و مراقب باشد پایان روز همه چیز سرجایش است. موضوعی که می‌تواند خستگی و فرسودگی شغلی آن‌ها را به‌همراه داشته باشد. سیستم ERP با خودکارسازی فرایندهای مختلف، از جمله مالی، باعث می‌شود زمان بسیار زیادی از وقت مدیران و کارشناسان سازمان شما آزاد شود.
با ثبت، دسته‌بندی، گزارش‌گیری و ارایه داده‌ها به صورت‌های گوناگون، کارکنان‌تان در بخش‌های مختلف، بعد از استقرار ERP احساس ارزشمند بودن می‌کنند. بعد از خودکارسازی فرایندها در هر واحدی کارکنان آن بخش کم‌کم از «اجراکننده» به «تحلیل‌گر» تبدیل می‌شوند. ارتقای توانایی کارکنان و ارزشمند شدن کار آن‌ها یکی از نتایج استقرار ERP در سازمان است.
2- ایجاد ظرفیت اضافه
با رفع محدودیت‌های کرونایی، یکی از فرودگاه‌های اروپا برای استخدام ۱۰هزار نفر آگهی استخدام داد. این جایگاه‌های شغلی بیشتر برای شغل‌هایی مانند بررسی‌کننده بلیط و ویزا و مدارک بودند. با پیاده‌سازی یک فرایند خودکارسازی شده و البته هوشمند خیلی راحت می‌توان بیش از ۹۰درصد نیاز به این تعداد شغل را کاهش داد. خودکار شدن این فرایندها می‌تواند باعث آزاد شدن منابع بسیاری در سازمان شود. منابعی که می‌توانند در جاهایی بهتر و برای سرمایه‌گذاری‌های سودآورتر هزینه شوند.
3- یکپارچگی داده‌ها بین سیستم‌های مختلف
یک سیستم ERP از نرم‌افزارهای مختلفی تشکیل شده است. از CRM گرفته تا انبارداری و تولید. ارتباط یکپارچه داده‌ها بین این بخش‌ها باعث می‌شود تا در گام اول سرعت فرایندها بالا رود و در گام بعدی یکپارچگی داده‌ها حفظ شود. این یکپارچگی داده فرصت بی‌نظیری برای سازمان شما ایجاد می‌کند. فرصتی که به شما امکان می‌دهد برای کارکنان‌تان در کنار آزادی عمل برای تعریف جریان‌های مختلف کاری، سرعت انجام کارهایی که در دست دارند را نیز بالا برند.
مثلا در بخش فروش و خدمات پس از فروش، بعد از استقرار ERP، شاهد بروز این تغییرات هستیم: کارکنان در بخش فروش به لیدهای بالقوه درلحظه دسترسی دارند و می‌توانند آن‌ها را براساس اهمیت‌شان برای شرکت دسته‌بندی کنند و با آن‌ها ارتباط برقرار کنند. در همین حال آن‌ها می‌توانند درخواست‌های مشتریان فعلی را دریافت و به بخش‌های مربوطه هدایت کنند. موضوعی که هم رضایت کارکنان را به همراه دارد و هم رضایت مشتریان را.
4- تحلیل‌های عمیق‌تر
انتخاب بهترین تامین‌کننده و ایجاد یک رابطه پایدار با او نیازمند سال‌ها تحقیق و تحلیل است. تحلیلی که می‌توان با استفاده از داده‌های موجود در نرم‌افزار ERP به‌راحتی به آن دست یافت. این داده‌ها با استفاده از قدرت پردازش این نرم‌افزار می‌توانند راهگشای کار سازمان‌ها برای انتخاب بهترین تامین‌کننده و ایجاد یک رابطه مناسب و پایدار باشد.
برای مثال، داده‌های خرید، زمان تحویل و نتیجه بررسی QC بعد از دریافت از هر تامین‌کننده در اختیار سیستم ERP قرار می‌گیرد. با دسته‌بندی این داده‌ها مدیران و تصمیم‌گیران می‌توانند با استناد به آن‌ها بهترین تامین‌کننده را انتخاب کنند. این بهترین تامین‌کننده می‌تواند برای بهترین قیمت باشد، بهترین کیفیت یا بهترین زمان تحویل. استفاده از داده‌های آماده به مصرف در این سیستم ERP به مدیران کمک می‌کند به اقتضای شرایط موجود یکی از تامین‌کنندگان را انتخاب کنند. ویژگی مثبت این موضوع این است که احتمال خطا در تحلیل‌ها بسیار کم می‌شود. خطا نه فقط در فرایند انتخاب بهترین تامین‌کننده بلکه در انتخاب بهترین روش انجام کار، بهترین روش مدیریت انبار و... .
5- و اما پنجمین مزیت
پنجمین مزیت مثبت نرم‌افزار ERP در حقیقت خیلی ارتباطی با خود نرم‌افزار ERP ندارد. مزیت پنجم بیشتر به فرهنگ سازمان برمی‌گردد. فرهنگی که در نتیجه خودکار شدن فرایندهای مهم و حیاتیش تبدیل به یک سازمان با فرهنگ دیجیتال شده است. سازمان‌هایی که این فرهنگ و تغییرات ناشی از آن را می‌پذیرند. نرخ خروج کارکنان کمتر، بهتر شدن تجربه کاری، ارتقای سطح کاری و تخصصی کارمندان و حتی کمتر شدن روزهای کاری هفته نیز می‌شود. مزیت پنجم درواقع خروجیِ استفاده از نرم‌افزار ERP است، نه مزیت‌های نرم‌افزار. رشد کسب‌وکار، بالارفتن چابکی و انعطاف‌پذیری و افزایش نوآوری بخش دیگری از مزیت‌های پنجم استفاده از نرم افزار ERP است.