تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۹/۰۷
مقدمه‌ای کوتاه بر استقرار ERP
گران‌قیمت، زمان‌بر و پیچیده؛ به فرایند استقرار نرم افزار ERP خوش آمدید. استقرار ERP یک اتفاق بزرگ برای هر سازمانی در هر اندازه و حوزه‌ایی است. با آغاز این فرایند واحدهای مختلف سازمان شما درگیر آن می‌شوند. برخی بیشتر و برخی کمتر. مثلا واحدی مثل IT تمام وقت در اختیار این فرایند است و واحدهایی مثل منابع انسانی یا مالی کارشان را دقیقا با شروع فرایند استقرار شروع می‌کنند، شاید در بعد فنی کاری نداشته باشند اما در تعریف فرایندها و جریان‌های کاری نقش مستقیمی دارند. برخی واحدها که بیشتر وظایف صفی روی دوششان است نیز در مراحل پایانی با این فرایند درگیر می‌شوند.
بهتر است کسب‌وکارها همان‌طور که از مزایای ERP و ویژگی‌های مثبت آن با خبر می‌شوند، از چالش‌ها و سختی‌های این مسیر نیز باخبر شوند. سازمان‌ها باید بدانند استقرار ERP سخت است؛ سخت و شاید طاقت‌فرسا. اما فراموش نکنید مزایای آن به تحمل این سختی می‌ارزد.
استقرار ERP نظم و تمرکز سازمان را به‌هم می‌زند. مگر آن‌که سازمان‌تان آن‌قدر از نظر مالی غنی باشد که هیچ‌کاری با سیستم‌ها و چارچوب‌های موجود نداشته باشد. سیستم ERP را جداگانه و در چارچوبی دیگر توسعه دهد و استقرار کند و کم‌کم آن را کارکنان‌تان آموزش دهید. خب قطعا این کار از عهده خیل عظیمی از کسب‌وکارها برنمی‌آید.
قبل از شروع استقرار نرم افزار ERP در سازمان این ضرب‌المثل را ملکه ذهن‌تان کنید: نابرده رنج، گنج نمی‌آید به دست. شما قرار است سیستمی را در سازمان استقرار کنید که همه جنبه‌های آن را بهبود می‌دهد. منظورمان از همه واقعا همه است. هیچ بخشی در کسب‌وکارتان نخواهد بود که از استقرار ERP تاثیر نگیرد. بدیهی است که بگوییم استقرار ERP باعث افزایش بهره‌وری و کارایی می‌شود. بله می‌شود اما افزایش درآمد، سرعت‌بخشیدن به کارها، متمرکزسازی داده‌ها و مدیریت آن‌ها در کنار یک فهرست بلندبالا مزایای استفاده از این سیستم نرم افزاری در سازمان است. پس با خودتان صادق باشید، چالش‌ها را بپذیرید و به سراغ استقرار ERP بروید. استقرار‌ای استاندارد که به قول معروف نه سیخ را بسوزاند و نه کباب را.
در این مقاله با ما همراه باشید تا اشتباه‌های رایج کسب‌وکارها در زمان استقرار نرم افزار ERP را بررسی کنیم و راه مقابله با هرکدام را بگوییم. این اشتباه‌ها و راه‌های حل آن را از سایت لینکدین قرض گرفته‌ایم.
اشتباه شماره ۱: برنامه‌ریزی نادرست
برنامه‌ریزی مهم‌ترین بخش استقرار موفق ERP است. از آن‌جایی که استقرار ERP تمام سازمان را تحت تاثیر می‌گذارد پس نیاز به یک برنامه مدون، استوار، دقیق و روشن دارد. بیشتر سازمان‌ها برنامه‌ریزی را در فرایند استقرار ERP خیلی جدی نمی‌گیرند. موضوعی که باعث بروز توقف‌های بعضا طولانی و هزینه‌زا در فرایند استقرار ERP می‌شود. برای این مشکل راه‌حل بسیار ساده‌ای وجود دارد: برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی دوباره، اجرای برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی در زمان اجرای برنامه. اگر قرار است ۸۰درصد زمان استقرار ERP را برنامه‌ریزی کنید؛ بدون کم‌ترین شکی این‌کار را بکنید.
برای برنامه‌ریزی صحیح ابتدا اولویت‌های سازمان را مشخص کنید. برای هر بخشی از سازمان یک نقشه راه تهیه کنید و براساس آن پیش‌روید. برنامه را منعطف تنظیم کنید تا اگر اتفاق پیش‌بینی‌نشده‌ای افتاد بتوانید آن را مدیریت کنید. در هر بخشی یک یا چند نفر را مامور تهیه فهرستی از نیازهایشان کنید. با آن‌ها جلسه‌های هفتگی داشته باشید تا چیزی را از قلم نیندازید. دانستن نیاز دقیق هر واحد با استفاده از منابع خود واحد باعث می‌شود برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. برنامه‌ای که به راحتی اجرا و بدون کم‌ترین توقفی پیش می‌رود.
اشتباه شماره ۲: برآورد نادرست از ویژگی‌ها و محدودیت‌های ERP ابری و On-Premise
این موضوع بیشتر به قبل از فرایند استقرار برمی‌گردد. به مرحله انتخاب نرم افزار ERP مورد نیاز سازمان‌تان. ERPها به دوشکل ارایه می‌شوند:
- ابری: بدون نیاز به زیرساخت، دسترسی به داده‌ها از طریق اینترنت، دسترسی به داده‌ها از هرجا و در هرزمان، پرداخت هزینه‌های نرم افزار به‌صورت ماهانه و...
- On-Premise: یا آن‌طور که در فارسی ترجمه شده ERP محلی به زیرساخت و راه‌اندازی بخش IT نیاز دارد، باید سرورها را خودتان به‌روز کنید و آن‌ها را در محل خود شرکت نگهداری کنید.
اما چرا تصمیم بین ابری و محلی مهم است؟ باید محدودیت‌ها و امکانات فیزیکی و هزینه‌ای کسب‌وکارتان را بسنجید. مثلا آیا امکان تشکیل یک تیم IT حداقل دو نفره برای رسیدگی به مسایل سرورها و شبکه را دارید؟ آیا محلی برای نگهداری از سرورها دارید؟ آیا از پس هزینه‌های آن برمی‌آیید؟
این‌ها سوالات مهمی هستند که در زمان تصمیم‌گیری برای خرید ERP باید از خودتان بپرسید. اگر در این مرحله اشتباه کردید باید با نتایج آن‌هم روبه‌رو شوید. مثلا اگر جایی برای نگهداری سرورها و زیرساخت‌ها ندارید و استقرار محلی را انتخاب کرده‌اید، خب مشخص است که دردسرهای زیادی در انتظارتان است. پس در زمان انتخاب، براساس نیازها و محدودیت‌های‌تان پیش روید، نه رویاها و خواسته‌های‌تان.
اشتباه شماره ۳: استقرار همه‌چیز، یک‌دفعه، یک‌جا
مهم‌ترین کاری که در زمان استقرار ERP می‌توانید انجام دهید تمرکز بر یک کار در یک زمان مشخص است. ERP انتخابی سازمان شما حتما ماژول‌های متنوعی دارد و این ماژول‌ها کار بخش‌های مختلف را راه می‌اندازند. اما استقرار هم‌زمان همه آن‌ها با هم نتیجه‌ای جز توقف روند استقرار ندارد. برای حل این مشکل باید اولویت‌بندی داشته باشید.
مهم‌ترین واحدهای سازمان‌تان را انتخاب کنید، واحدهایی که اخلال در عملکردشان می‌تواند کل سازمان را تحت تاثیر بگذارد. استقرار را ازهمین واحدها شروع کنید و به سمت واحدهای دیگر حرکت کنید. بعد از استقرار ERP در مهم‌ترین بخش‌های کسب‌وکار، حالا می‌توانید با خیال راحت‌تر به استقرار نرم افزار در سایر بخش‌ها بپردازید.
اشتباه شماره ۴: تست نکردن نرم افزار در محیط واقعی قبل از شروع به کار آن
برای این‌که قادر باشید تمام تغییرات مدنظرتان را در یک محیط نزدیک به واقعیت ببینید باید به متخصصان تست نرم افزار زمان و داده کافی برای انجام این مهم بدهید. آن‌ها با شبیه‌سازی فرایندهای استقرار شده در نرم افزارتان داده‌ها را در یک محیط آزمایشی وارد می‌کنند تا از صحت عمکلرد بخش‌های مختلف مطمئن شوند. تست نرم افزار ERP از آن‌جایی‌که معمولا در مراحل پایانی استقرار انجام می‌شود خیلی مورد توجه قرار نمی‌گیرد. چراکه شما از طی مراحل مختلف خسته شده‌اید و می‌خواهید هرچه سریع‌تر از شیرینی نرم افزار ERPتان استفاده کنید. اما در جریان باشید که این عجله و اهمیت ندادن به مرحله تست می‌تواند برای‌تان دردسرساز شود.
خودتان به این سوال پاسخ دهید: برای یافتن عیب‌های احتمالی سیستم ERPتان کدام بهتر است؟ از بین رفتن داده‌های حیاتی‌تان و توقف فرایندهای مهم‌تان یا نابودی داده‌های بی‌اهمیت تستی و ادامه فرایندها؟
برخی ممکن است بگویند تست دو یا سه کاربر کافی است و نیازی به تست‌های بیشتر نیست. اما این‌طور نیست. تست نرم افزار ERP با نرم افزارهای دیگر موجود در بازار متفاوت است. تست باید با حجم بالای داده و تعداد فراوانی کاربر همراه باشد که هم‌زمان در حال استفاده از سیستم باشند. تنها در این صورت است که عملکرد واقعی، ضعیف یا قوی، نرم افزار ERP را شاهد هستید.
اشتباه شماره ۵: ارزیابی نکردن نیازها
شاید بپرسید مگر کسب‌وکاری هم هست که بدون اطلاع از نیازهایش به سراغ استقرار ERP برود؟ پاسخ این سوال را با دیدن این اشتباه بین اشتباه‌های رایج می‌بینید!
قبل از خرید نرم افزار باید نقاط قوت و ضعف سازمان را مشخص کنید. سپس حوزه‌هایی که باید بهتر شوند و حوزه‌هایی که به کار زیادی نیاز ندارد را معلوم کنید. سپس با متخصصان استقرار شرکتی که از آن ERPتان را خریده‌اید جلسه بگذارید و راهکارهایشان را بشنوید. به یک نتیجه واحد برسید و کار را شروع کنید. هیچ‌وقت بدون ارزیابی و دانستن نیازهای واقعی سازمان‌تان استقرار ERP را شروع نکنید. این کار مانند حرکت در دره‌ای با شیب زیاد در تاریکی مطلق است.
در این مقاله به بررسی پنج اشتباه رایج در زمان استقرار ERP پرداختیم. به‌زودی و در هفته‌های آینده اشتباه‌های رایج دیگر را نیز بررسی می‌کنیم تا بتوانید از آن برای افزایش آگاهی‌تان نسبت به استقرار ERP استفاده کنید. با ما همراه باشید.