تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۶/۱۳

هنگام انتخاب نرم افزار ERP، این ده معیار را در نظر بگیرید

انتخاب نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که یک کسب‌وکار در زمان حیات خودش می‌گیرد. برای اطمینان از این‌که نرم افزار دقیق و درستی را انتخاب می‌کنید باید چند مورد را در نظر بگیرید. مواردی که طیف گسترده‌ای را شامل می‌شود؛ از نوع نرم افزاری که ارایه‌دهنده ارایه می‌دهد تا ماژول‌ها و سیستم‌ها. درکنار قابلیت‌های خود نرم افزار ERP، یک‌سری هزینه‌های جانبی هم وجود دارد: هزینه‌های استقرار، مجوز ابری یا محلی و... . مواردی که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم اهمیت بالایی در ایجاد یا نابودی سوددهی سازمان شما دارد.

امیدواریم با ارایه این معیارها، در زمان انتخاب نرم افزار سازمانی مورد نیازتان با کم‌ترین مشکل روبه‌رو شوید.

ارزیابی نیازها و یافتن پاسخ چرا به ERP نیاز دارم؟

نرم افزار ERP پیش از این که یک نرم افزار باشد، یک روش برنامه‌ریزی و شیوه تفکر است. انتخاب نرم افزار ERP باعث می‌شود بسیاری از فرایندهای تجاری سازمان در یک سیستم یکپارچه و متمرکز جمع و آن‌ها را مدیریت شوند. نرم افزار ERP کارها و داده‌های مربوط به فرایندها را یکپارچه می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا واحدهای خود را مثل تکه‌های پازل کنار هم بچینند.

ERP همچنین همکاری بین‌واحدی را تقویت می‌کند. برای انتخاب نرم افزار، با توجه به تاثیر گسترده آن در سراسر سازمان، قبل از هرچیزی باید یک تیم از تصمیم‌گیران و ذی‌نفعان را تشکیل دهید تا حوزه‌های مختلف کسب‌وکار را بررسی کنند و نیازها را شناسایی. شناسایی نیازها اولین قدم برای یافتن پاسخ سوال «چرا به ERP نیاز دارم است».

تیمی که تشکیل می‌دهید ابتدا یک چک‌لیست از کارها را معلوم می‌کند و سپس به ارزیابی نیاز‌ها می‌پردازد. این تیم ارزیابی معمولا شامل این نفرات است:

• مدیریت ارشد؛
• مدیران پروژه؛
• روسای بخش‌های مالی و حسابداری؛
• فروش؛
• تدارکات؛
• بازاریابی؛
• فناوری اطلاعات.

البته سازمان‌های مختلف ممکن است بخش‌های گوناگونی داشته باشند که به فراخور نیازشان، آن بخش‌ها هم باید در فرایند تصمیم‌گیری مشارکت داشته باشند.

هنگام انتخاب نرم افزار ERP، به‌دنبال رسیدن به پاسخ این نیاز‌ها باشید

10 معیار کلیدی برای انتخاب نرم افزار ERP در ادامه آورده شده است. سعی شده تا جای ممکن این معیارها، معیارهای عمومی باشد و برای بیش‌تر سازمان‌ها در دسترس. دقت کنید که سازمان شما ممکن است فرایند خاصی داشته باشد که تمام فرایندهای سازمان حول آن شکل گرفته‌اند. اگر این‌طور است باید آن را حتما در این معیارها بگنجانید.

الزامات تجاری

بازهم همان سوال اصلی، مهم و تکراری: چرا به ERP نیاز دارم؟ این سول آن‌قدر ابتدای به‌نظر می‌رسد که ممکن است در پاسخ آن مثلا بگویید برای راحت‌تر شدن کارها. بله درست است که نرم افزار ERP کارها و فرایندها را برای شما آسان می‌کند. اما آسان شدن به چه قیمت؟ باید قبل از این‌که به آسان شدن فکر کنید، به نیازها و الزامات‌تان فکر کنید.

گاهی شما نیاز به یک مزیت رقابتی دارید، گاهی می‌خواهید فاصله‌تان را با رقبا بیش‌تر کنید. گاهی هم سهولت فرایندها و جریان‌های کاری برای‌تان مهم است. هرچه باشد باید بدانید با چه نیازی به سراغ نرم افزار ERP می‌روید.

ویژگی‌های ERP

هر کسب‌وکاری با توجه به فرایندهایش به نرم افزار خاصی نیاز دارد. مثلا سازمان‌های تولیدی به نرم افزارهای مدیریت تولید، خدماتی‌ها به مدیریت پروژه و...، وقتی به سراغ بررسی ویژگی‌های ERP می‌روید، باید ویژگی‌هایی که ستون‌های سازمان‌ شما است را برگزینید و مطمئن باشید این ویژگی‌ها در نرم افزار انتخابی‌تان به‌درستی پیاده‌سازی شده است. در نظرسنجی‌های مختلف، سازمان‌ها به چهار ویژگی، بیش از سایر ویژگی‌ها نیاز داشته‌اند: مدیریت مالی، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت پرسنل.

شاخص ROI

ROI یا نرخ بازگشت سرمایه، شاخصی است که نشان می‌دهد سرمایه گذاشته شده برای توسعه بخشی از کسب‌وکار، چه زمانی به سوددهی می‌رسد. هرچه این عدد کمتر باشد، نزدیک‌تر به صفر، ROI سرمایه‌گذاری مطلوب‌تر است. برخی از ارایه‌کنندگان نرم افزار ERP به شما قول استقرار چابک و توسعه همیشگی سیستم‌های موردنیازتان را می‌دهند.

در کنار گرفتن انواع تضمین از ارایه‌کننده باید در مرحله اول نسبت هزینه‌ها به درآمدهای شرکت را سنجیده و براساس ROI موجود گام بردارید. هزینه‌های خرید و پیاده‌سازی ERP کم و سبک نیستند. شما هم باید هزینه خرید خود نرم افزار را بدهید، اگر از ارایه محلی استفاده کنید، هزینه خرید زیرساخت بدهید، هزینه‌های استقرار را پرداخت کنید و برای آموزش کارکنان‌تان با سیستم جدید هم پول خرج کنید. همه این‌ها در کنار بعد مالی، هزینه‌های زمانی هم برای شما دارد.

اگر بعد از بررسی به این نتیجه رسیدید که ROI پیاده سازی و استفاده از نرم افزار ERP برای شما مطلوب است، آن‌گاه به سمت استفاده از آن گام بردارید. محاسبه ROI به‌خصوص برای سازمان‌های کوچک‌تر و کسب‌وکارهای نوپا حیاتی است.

ERP ابری

انتخاب نرم افزار ERP ابری یعنی کاهش هزینه‌های اولیه و جاری سازمان. وقتی از ERP ابری استفاده می‌کنید دیگر نیازی به خرید زیرساخت‌ها و پرداخت هزینه نگهداری آن‌ها ندارید. در مصرف انرژی صرفه‌جویی می‌کنید و تامین امنیت داده‌های‌تان را به متخصصان شرکت ارایه‌کننده می‌سپارید. همچنین به‌روزرسانی نرم افزار هم به‌صورت خودکار از سوی ارایه‌کننده انجام می‌شود.

البته که این همه جنبه‌های قضیه نیست. استفاده از ERP ابری مزیت‌های خودش را دارد ولی در کنار مزایا، چند نقطه ضعف هم دارد. مثلا وقتی اینترنت سازمان شما یا شرکت ارایه‌کننده قطع شود، دسترسی به داده‌های‌تان ممکن نیست. حملات سایبری، بیش‌تر شما را تهدید می‌کند و داده‌ها‌ی‌تان ممکن است قربانی باج‌گیری مجازی یا خرابی عمدی شوند. همچنین ERPهای ابری امکان شخصی‌سازی کم‌تری دارند.

اما در کنار مزایا و معایب انتخاب نرم افزار ERP، در زمان خرید، مطمئن شوید که ارایه‌کننده، آن را به‌صورت هم ابری و هم محلی در اختیارتان می‌گذارد. شاید هیچ‌وقت از ERP ابری استفاده نکنید اما این‌که شرکت ارایه‌کننده، آن را در سبد محصولاتش داشته باشد، نشان از توسعه‌یافتگی آن دارد.

پشتیبانی و آموزش

آموزش بخش مهمی از پیاده‌سازی نرم افزار ERP در سازمان‌تان است. در حقیقت اگر بهترین ERP را هم انتخاب کرده باشید اما شما و کارکنان‌تان قادر نباشید به‌طور موثر از آن استفاده کنید، این نرم افزار عملا به کارتان نخواهد آمد. در زمان انتخاب نرم افزار ERP باید از وجود آموزش‌های دقیق و گسترده برای تمام سیستم‌های آن مطمئن باشید. یک چیز را در خاطر داشته باشید و آن این‌که هیچ دو نرم افزار ERP در بازار شبیه به هم نیستند. پس حتما از وجود آموزش و پشتیبانی قدرتمند در شرکت ارایه‌کننده مطمئن شوید.

پیاده‌سازی

پیاده‌سازی یا استقرار نرم افزار ERP، بسته به سیستم‌های انتخابی، تعداد کاربران، میزان شخصی‌سازی، ابری یا محلی بودن و... می‌تواند بسیار متغیر باشد و بین یک ماه تا یک سال طول بکشد. در زمان انتخاب نرم افزار ERP، اگر روش ابری را برگزینید پیاده‌سازی سریع‌تری در انتظارتان است، اما معایب استفاده از ERP ابری را هم خواهید داشت.

برای پیاده‌سازی محلی نرم افزار ERP، بعد از انتخاب آن، باید داده‌ها و فرایندهای شفافی را در اختیار شرکت ارایه‌کننده آن بگذارید. به‌این شکل مسیر استقرار را کوتاه‌تر کرده‌اید و سرعت آن را بالاتر برده‌اید.

میزان تخصص ارایه‌کننده در بازار

هنگام انتخاب نرم افزار ERP، بهتر است درکنار ارزیابی خود نرم افزار، ارایه‌کننده آن را نیز بررسی کنید. ببینید آیا واقعا در صنهت و حوزه شما تجربه موفق دارد یا صرفا شعار می‌دهد. با مشتریان فعلی‌اش در تماس باشید و از آن‌ها این موضوع را جویا شوید. اهمیت تخصص شرکت ارایه‌کننده در پیاده‌سازی و پشتیبانی از نرم افزار بسیار مهم است و نادیده گرفتن آن نمی‌تواند عواقب خوبی برای‌تان داشته باشد.

فناوری

نرم افزاری که در حال خرید آن هستید چه فناوری‌ای دارد؟ زبان طراحی و توسعه آن قدیمی است یا جدید؟ آیا فناوری‌های روز به‌راحتی با آن ادغام می‌شوند یا نه؟

وقتی در حال انتخاب نرم افزار ERP هستید، این‌ها سوالاتی است که باید درباره‌ نرم افزار بپرسید. اگر نرم افزار از زبان‌های سطح پایین پشتیبانی نمی‌کند و قادر نیست فناوری‌های جدید را به‌راحتی با خودش یک‌پارچه کند، در خرید آن شک کنید. فناوری هر ساعت در حال تغییر است و وجود نداشتن امکان یکپارچگی با فناوری‌های جدید در نرم افزار به نفع شما نیست. فناوری‌های پیشرفته مثل هوش مصنوعی (AI)، واقعیت افزوده و مجازی (VR و AR)، هوش تجاری (BI)، اینترنت اشیا (IoT) و... هم‌اکنون با نرم افزارهای زیادی یکپارچه‌اند. برای جا نماندن از فناوری، از به‌روز بودن نرم افزار ERPتان مطمئن باشید.

برنامه‌های توسعه نرم افزار توسط ارایه‌کننده

وقت انتخاب و خرید نرم افزار ERP، از نقشه راه ارایه‌کننده و آینده‌ای که برای نرم افزارش در نظر گرفته مطمئن شوید. مطمئن از این‌که قصد ادامه دادن توسعه و اضافه‌کردن ویژگی‌های جدید به نرم افزار را دارد. نرم افزار شما باید دائما به‌روزرسانی‌ها و وصله‌های امنیتی را دریافت کند، در این شکی نیست. اما این‌که تولیدکننده چقدر به‌فکر توسعه هسته اصلی نرم افزار هست نیز، مسله مهمی است.

سفارشی‌‌سازی

کسب‌وکار شما فرایندهای خاصی دارد که ممکن است در نرم افزار تعریف نشده باشد. راه‌حل چیست؟ شخصی‌سازی نرم افزار. این که نرم افزارتان چقدر قابلیت شخصی‌سازی دارد، موضوعی است که در زمان انتخاب ERP باید به آن توجه کنید. اگر نتوانید فرایندها و نیازهای خاص‌تان را در نرم افزار تعریف و پیاده‌سازی کنید، عملا هیچ مشکلی را حل نمی‌کنید.

سخن پایانی

در این نوشتار سعی بر این بود تا ۱۰ معیار مناسب و عمومی‌تر برای انتخاب نرم افزار ERP‌ داشته باشید. هر سازمانی با توجه به نیازهای خاص خودش ممکن است معیارهای دیگری در نظر داشته باشد. نکته مهم این است که در زمان انتخاب و خرید، باید این معیارها را رعایت کنید، در غیراین‌صورت پس از پیاده‌سازی