تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۴/۱۲
نرم افزار ERP مدرن را با این فناوری‌ها و قابلیت‌ها بشناسید
قابلیتهای نرم افزار ERP در سال‌های گذشته پیشرفت قابل توجهی کرده است. از اضافه‌شدن فناوری‌های پردازش و ذخیره‌سازی ابری گرفته تا یکپارچگی با اینترنت اشیا (IoT) و غیره. پیشرفت‌های فناوری و یکپارچگی آن با نرم افزار ERP در دو حوزه‌ی خدمات و محصولات IT بیشتر خود را نمایان کرده است. این ویژگی‌ها باعث ساده‌ترشدن نصب، پیاده‌سازی، نگهداری و ارتقای این قبیل محصولات شده‌اند. در ادامه برخی از ویژگی‌های محبوب نرم افزارهای ERP مدرن را بررسی می‌کنیم.
کار نرم افزارهای ERP مدرن دیگر محدود به ثبت و ضبط دادهها و نگهداری آن‌ها نیست. ERPهای مدرن دیگر از نقش یک نرم افزار ساده عبور کرده‌اند و در قامت یک دستیار دیجیتال حرفه‌ای ظاهر شده‌اند. دستیاری چابک و همیشه در دسترس که درکنار ثبت و ضبط داده‌های مهم کسبوکار، آن‌ها را تحلیل می‌کند و گزارش‌های هوشمند، آماری و توصیفی ارایه می‌دهد. ابزار هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و تحلیل کسبوکار همه از آخرین فناوری‌ها و ابزارهای اضافه‌شده به ERPهای مدرن هستند. در این نوشتار می‌خواهیم ساده و مختصر این ویژگی‌ها را بررسی کنیم.
ویژگی‌های نرم افزار ERP مدرن
پیکربندی شخصی‌سازی‌شده، شاید دیدن این عبارت کمی شما را گیج کند. اگر بخواهیم به‌زبان ساده بگوییم این عبارت به معنای قابلیت شخصی‌سازی جریان‌های کاری، داشبوردها، اعلان‌ها و تقریبا تمام فرایندهای کسبوکار متناسب با نیازهای سازمان است. پیکربندی آسان نرم افزار برای استفاده روی کامپیوتر‌ها، تبلت‌ها و موبایل‌ها قابلیتی‌ست که این فناوری در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد.
تحلیل و گزارش‌دهی عمیق، نرم افزار ERP دسترسی سریع به دادهها، گزارش‌ها و تحلیل‌های آماری و توصیفی را ممکن می‌کند. پایگاه‌داده‌های نسل جدید دیگر روی سرورهای قدیمی و به‌روزنشده قرار نمی‌گیرند و همیشه و درلحظه در فضای ابری آماده‌ی استفاده هستند. این قابلیت به سازمان‌ها امکان می‌دهد یک منبع دقیق، چابک و درلحظه برای داده‌های‌شان داشته باشند تا بتوانند به اسناد، قراردادها و تمام داده‌های حساس از هرجا و در هر زمان دسترسی داشته باشند.
یک راهکار جامع و یکپارچه نرم افزاری، نرم افزارهای ERP به سازمان‌ها امکان می‌دهد تمام نرم افزارهای مورد استفاده خود را در دل نرم افزار ERP پیاده‌سازی و یکپارچه کنند. ERPهای امروزی دیگر فقط به نرم افزارهای عمومی کسبوکارها مثل CRM ورود نکرده‌اند. آن‌ها حتی نرم افزارهای تخصصی را هم در دل خود یکپارچه کرده و آن را به سازمان‌ها عرضه می‌کنند. حتی اگر کسب‌وکاری به فرایندی خاص نیاز داشته باشد نیز آن را تعریف و ارایه می‌کنند.
داده‌های مشتریان در تمام بخش‌های سازمان در دسترس‌اند، سیستم یکپارچه و جامع ERP به بخش‌های مختلف کسبوکارها امکان می‌دهد تمام مکالمه‌ها، سابقه‌ها و تراکنش‌های انجام شده بین مشتری و سازمان را یک‌جا داشته باشند و درصورت نیاز هر زمان که خواستند به آن دسترسی داشته باشند. جریان آزاد دادهها در تمام بخش‌های سازمان باعث می‌شود ارایه خدمات پشتیبانی به مشتریان بهبود یابد.
هوش مصنوعی در نرم افزار ERP، استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری در سازمان شود. اطلاعات کسبوکار به شما دید عمیق‌تری از نحوه‌ی انجام فرایندها می‌دهد. شما قادرید با استفاده از این اطلاعات زمان تولید را کاهش دهید و هزینه‌های آن را کم کنید. سیستم‌های حرفه‌ای می‌توانند براساس این دادهها ساخته شوند. برای مثال می‌توانید یک سیستم عیب‌یابی آنلاین را برای نیروهای صفی‌ِ خود براساس همین دادهها بسازید و توسعه دهید.
هم‌سو با یادگیری ماشینی، نرم افزار ERP که به ابزار یادگیری ماشینی مجهز شده قادر است جریان‌های کاری را ساده کند. رایانه‌ها از داده‌های شما چیز یاد می‌گیرند و از آن برای بهبود عمکلرد کلی فرایندها و ساده‌سازی جریان‌های کاری استفاده می‌شود.
قابلیت توسعه با دیگر ابزارهای فناوری، نرم افزارهای ERP امروزی به قادرند با فناوری‌های جدید یکپارچه شوند. مثلا می‌توان قابلیتهای اینترنت اشیا (IoT) را در آن‌ها توسعه داد تا داده‌های حیاتی ماشین‌آلات و خط تولید را درلحظه بگیرن و تحلیل کنند.
استفاده از فناوری ابری برای دسترسی تقریبا همیشگی به دادهها، تمام کسبوکارها نیاز به دسترسی امن و سریع به سیستم‌هایشان دارند. سرویس‌های ابری این نیاز را در سطح جهانی برآورده می‌کنند و همچنین هرلحظه در دسترس شما هستند. مهم‌تر این‌که سرویس‌های ابری قادرند با سایر سرویس‌ها مثل فضاهای ذخیره‌سازی و ابزارهای مشابه یکپارچه شوند.
در مسیر استفاده از فناوری از این اشتباه‌ها دوری کنید
نرم افزارهایی که به آخرین فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی مجهزند می‌توانند بسیار موثر باشند. اما ممکن است برای کسبوکار شما کارایی نداشته باشند. قبل از پیاده‌سازی هر نوع نرم افزاری باید از جزئیات عملکرد آن و تناسبش با فرایندهای سازمان‌تان مطمئن شوید سپس دست به خرید و پیاده‌سازی آن بزنید. در ادامه سه اشتباه اصلی و عمده‌ای که صاحبان کسبوکار در زمان خرید نرم افزار انجام می‌دهند را بررسی می‌کنیم.
بی‌توجهی به مزایایی که فناوری برای آن‌ها دارد
گاهی وقت‌ها زرق و برق نرم افزارها به‌خصوص ERPها به‌قدری زیاد است و چشم کسانی که به‌دنبال آن هستند را آن‌قدر می‌گیرد که از مزایا و قابلیتهای اصلی و احیانا کمبودهای موجود غافل می‌شوند. اصلی‌ترین نکته در زمان خرید نرم افزار ERP توجه به قابلیت‌ها و هم‌سویی توانمندی‌های نرم افزار با نیازها و هدف‌های سازمان است. پس مزایای دریافت‌شده از نرم افزار را بر ظاهر و برخی ویژگی‌هایی که اصلا به کارتان نمی‌آید مقدم بدانید.
تکیه بر مثال‌های فرضی به‌جای بررسی نظر استفاده‌کنندگان
معمولا سازمان‌‌های ارایه‌کننده نرم افزار ERP اطلاعات عظیمی از تجربه‌های موفق استقرار و فروش نرم افزار خود به شما می‌دهند. به این اطلاعات و مثال‌های بعضا فرضی‌ای که گفته می‌شود توجه نکنید و حتما با متخصصان این شرکت جلسه‌های حضوری داشته باشید و راجع به مشکلات و مسایل اصلی‌ای که شما را به سمت خرید ERP کشانده صحبت کنید.
اضافه‌کردن پروژه به وظایف موجود تیم‌ها در سازمان
انتخاب نرم افزار ERP پنجاه درصد راه است و استقرار آن نیمه‌ی دیگر و البته مهم‌تر آن. باید برای استقرار ERP پروژه‌ای جداگانه تعریف کنید و تیم‌هایی ایجاد کنید که وظیفه‌شان نظارت مستقیم روی فرایند استقرار است. باز هم تاکید می‌کنیم که استقرار ERP فرایندی حیاتی‌ست و مدیریت و نظارت بر آن برای اطمینان از عملکرد صحیح بخش‌های مختلف آن لازم، پس آن را موضوعی کم اهمیت ندانید.
مسیر استقرار ERP را با این پنج گام آغاز کنید
نرم افزارهایی که از آخرین فناوری‌ها استفاده می‌کنند نسبت به نرم افزارهای قدیمی‌تر معمولا شرایط خاصی برای استقرار دارند که باید قبل از اقدام به خریدشان آن‌ها را بررسی کنید و در جریانشان باشید. برخی از آن‌ها را در ادامه بررسی می‌کنیم.
1. تحقیق درباره‌ی فناوری‌ها. پیاده‌سازی فناوری‌های جدید نیاز به داشتن اطلاعات از منابع سازمانی مشابه دارد. در این‌باره بهتر است با مشتریان، شرکای تجاری و حتی رقبا درباره‌ی نحوه‌ی پیاده‌سازی، استفاده و اجرای آن در ارتباط باشید.
2. اولویت‌های‌تان را مرور کنید. پروژه‌های جاری سازمان می‌توانند کاندید‌های مناسبی برای ارتقای سطح فناوری باشند. مثلا پیاده‌سازی سرویس‌های ابری در سازمان می‌تواند باعث بهبود ارتباطات بین و درون واحدی شود.
3. فرایندهای کسب‌وکارتان را ارزیابی کنید. یک لیست کامل از تمام فرایندها، به‌خصوص آن‌هایی که بیشتر از بقیه چالش‌زا هستند آماده کنید.
4. با تیم‌های مشتری و خدمات پس از فروش‌تان هماهنگ باشید. نیازهای مشتریان برای محصول یا خدمات جدید را ارزیابی کنید. ببینید رقبا چگونه به آن‌ها پاسخ می‌دهند و نیازهای خودتان برای برطرف‌کردن آن‌ها را بسنجید. ارزیابی کنید کانال‌های فروش چگونه در حال تغییرند و براساس این تغییرات به فکر نرم افزار ERP باشید.
5. از یک استقرار چندمرحله‌ای استفاده کنید. تحول دیجیتالی در هر بعدی که باشد، چه کوچک چه بزرگ، باید در مرحله‌های مختلف پیاده‌سازی شود. این موضوع به‌خصوص برای تحول‌های دیجیتالی‌ای که از آخرین فناوری‌ها استفاده می‌کنند بسیار مهم‌تر است. استقرار مرحله‌ای به شما امکان می‌دهد هزینه‌های هر مرحله را به‌دقت بسنجید و تاثیر آن بر سازمان را بدون این‌که تمام بخش‌ها را درگیر کنید ببینید.
نکته مهم و پایانی این‌که سعی کنید همیشه قبل از انتخاب و استقرار نرم افزار ERP در سازمان ابتدا چالش‌ها و نیازهای خود را بررسی کنید و سپس دست به انتخاب بزنید. انتخاب ERP بدون شناخت نیازها و چالش‌ها مانند حرکت در شبی تاریک در لبه‌ی پرتگاه بدون نور مناسب است. انتخاب آگاهانه نرم افزار ERP باتوجه به نیازها می‌تواند هموارکننده‌ی مسیر رشد و توسعه‌ی سازمان باشد.