تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۶/۰۶
برنامه ریزی به روش کانبان چگونه است و ERP چه‌طور به آن کمک می‌کند؟
اصول کانبان، فارغ از شکل اجرای‌شان در سازمان‌تان همیشه ثابت است. در این بخش قواعد کلی و اصلی کاربرد و استفاده از این روش برنامه‌ریزی تولید را بررسی می‌کنیم:
1. تخته کانبان (در ادامه با آن آشنا می‌شوید) چند ستون دارد که هرکدام بخش خاصی از پروژه را دنبال می‌کنند. مثلا یک ستون برای سفارش‌های موجود، یکی برای در حال تولید و یکی هم پروژه‌های تمام‌شده. البته این ستون‌ها کاملا قابل شخصی‌سازی‌اند، اما وجودشان ضروری است.
2. هر پروژه به چند وظیفه اجرایی تقسیم می‌شود. این وظیفه‌ها به‌شکل کارت در هر ستون قرار می‌گیرند و یک بخش مشخص از پروژه را معلوم می‌کنند. در حوزه تولید، هر کارت معمولا سفارشی است که باید تکمیل شود.
3. زمانی که مشتری‌ها سفارش جدیدی ثبت می‌کنند، وظیفه‌های اجرایی به ستون در حال انجام می‌روند. در این بخش معمولا نام کسی که مسئول است هم آورده می‌شود.
4. توضیحات و مستندات پیشرفت هر مرحله بعد از تمام‌شدن آن بخش به کارت‌های پروژه اضافه می‌شود. این کار برای کسب‌وکارهایی که از روش‌های نرم‌افزاری استفاده می‌کنند راحت‌تر است. آن‌ها می‌توانند اسکرین‌شات‌ها، وضعیت موجودی در لحظه انبار‌ها، وضعیت دستگاه‌ها و... را هم به‌شکل مستند داشته باشند و هم آن‌ها را برخط مدیریت کنند. هر چیزی که یک نفر باید در مرحله‌های پیشرفت پروژه بداند باید در این قسمت آورده شود.
5. در مرحله آخر هم که پروژه کامل شد، تمام مستندات بایگانی می‌شوند و کارت پروژه به ستون پایان یافته‌ها می‌رود.
تخته کانبان دقیقا همان معنایی را می‌دهد که از اسمش می‌فهمیم، صفحه‌ای (نرم‌افزاری) یا تخته‌ای (فیزیکی) که ستون‌های پیشرفت پروژه روی آن تعریف شده و کارت‌های پروژه و وظیفه‌ها روی آن قرار دارد.
مزیت‌های برنامه ریزی تولید به روش کانبان
اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از سیستم کانبان در برنامه ریزی تولید از این قرار است: بهینه‌کردن مدیریت موجودی، ارایه یک تصویر واضح و دقیق از جریان‌های کاری و کاهش هزینه‌ها، در ادامه هر کدام را جزئی‌تر بررسی می‌کنیم:
- بهینه‌کردن مدیریت موجودی: اصلی اساسی کانبان تولید براساس سفارش‌های موجود است. کانبان به تولیدکنندگان امکان می‌دهد هزینه‌های انبارداری و موجودی خود را مدیریت کنند و کاهش دهند و فرایندهای آن را براساس نیازهای سازمان و سفارش‌های موجود تعریف کنند. همچنین استفاده از این روش باعث کاهش تولید بیش‌از نیاز و ضایعات می‌شود.
- دیدن جریان‌های کاری: این مزیت سیستم کانبان به‌خصوص زمانی که از نرم‌افزار استفاده کنید به شما کمک می‌کند تمام فرایندهای تولید را ببینید و مدیریت کنید.
- حذف هزینه‌ها: واضح است که با بهینه‌کردن فرایندها و اطمینان از ساخت یک جریان بدون نقص از آن‌ها هزینه‌های زمانی و مالی شما به‌شکل چشم‌گیری کاهش و در برخی مواقع به‌کلی حذف شود.
چالش‌های برنامه ریزی تولید به روش کانبان
البته که استفاده از روش کانبان مانند هر روش دیگری در تولید چالش‌های خاص خود را دارد. چالش‌های اصلی این روش که در ادامه آن‌ها را بیش‌تر بررسی می‌کنیم این‌ها هستند: نمی‌تواند به‌خوبی از پسِ نوسان‌های تقضا برآید، پیاده‌سازی و اجرای بخش‌های مختلف آن می‌تواند فشار زیادی به سازمان بیاورد و گاهی وقت‌ها بیش‌از اندازه پیچیده می‌شود.
- مدیریت‌نکردن بهینه تقاضا: پیش‌فرض سیستم‌های کانبان است که تقاضا امری‌ست قابل پیش‌بینی و و ثابت. اگر صنعت شما تقاضا کاملا نوسانی‌ست نمی‌توانید خیلی روی کانبان حساب کنید. البته این مسیر بن‌بست نیست. راهکار شما استفاده از سیستم‌های ترکیبی است، می توانید یک کانبان با ماهیت کششی را با یک روش تحلیل فشاری ترکیب کنید. (مثلا تمرکز بیش‌تری روی پیش‌بینی تقاضا بگذارید و تنوع موجودی را بالا ببرید.)
- پیاده‌سازی آن ممکن است باعث تغییرات گسترده‌ای شود: استفاده از سیستم کانبان و روش کامل‌کننده آن یعنی تولید به‌هنگام می‌تواند برای بیش‌تر کسبوکارها یک تغییر بزرگ باشد. تغییردادن تمام فرایندها و چارچوب‌های کاری آن‌هم ناگهانی چیزی نیست که کسبوکارها، حتی بزرگ‌ترین‌شان، آن را تاب بیاورد. برای پیاده‌سازی این سیستم بهتر است قدم‌های کوچک بردارید و در طول زمان توسعه آن را انجام دهید.
- پیچیدگی زیاد: تخته‌های کانبان می‌توانند بی‌نهایت سنگین و پیچیده شوند. حتی گاهی مدیران و رهبران پروژه هم نمی‌توانند از چندوچون آن سردرآورند. آن‌چه برای حل این چالش مهم است، بازهم توسعه پله‌پله آن در سازمان است.
شرایط و محیط ایدئال پیاده‌سازی کانبان
مواردی که در ادامه بررسی می‌کنیم شرایط ایدئال موردنیاز برای استفاده از روش برنامه ریزی تولید کانبان است. هرچه شرایط محیطی، صنفی و کاری شما از این موارد دورتر باشد، به‌طور قطع کار سخت‌تری پیش رو دارید.
- کانبان به وجود تقاضای دائمی و همیشگی از سمت مشتری‌ها نیاز دارد؛ هرچه سطح تقاضای مشتریان شما بیش‌تر غیرقابل پیش‌بینی باشد، کار سخت‌تری دارید. اگر همچین وضعیتی دارید، نیاز به انبار مواد اولیه و کالاها دارید، اصلی که کاملا با قوانین سیستم کانبان در تضاد است.
- کانبان به تنوع پایین محصول نیاز دارد؛ اگر تولیدکننده‌ای هستید که تنوع محصولات‌تان زیاد است دو راه دارید: یا تنوع محصولات را کم کنید یا پیاده‌سازی کانبان را فراموش کنید. کانبان به شما کمک می‌کند محصولات خاصی تولید کنید که هزینه‌های کمی داشته باشد. این اصل مهم را همیشه در نظر داشته باشید.
- کانبان به جریان‌های کاری وابسته و پویا نیاز دارد؛ اگر شکل جریان‌های کاری در کسب‌وکار شما جزیره‌ای است و واحد و بخش‌های مختلف خیلی کاری باهم ندارند، استفاده از کانبان برای شما اگر نگوییم غیرممکن، بسیار سخت می‌شود. کانبان جریان‌های کاریای را به‌خوبی مدیریت می‌کند که در یک راستا و باهم در ارتباط باشند. کانبان برای جریان کاریای سرنوشت نامعلومی دارد، راهکاری ندارد.
- کانبان به خط تولید متناسب نیاز دارد؛ بسیاری از کسبوکارها برای خرید دستگاه‌های تولید عظیم و تولید در بالا، بدون توجه به شرایط سایر ایستگاه‌های کاری، میلیون‌ها و میلیارد‌ها تومان هزینه می‌کنند. دستگاه‌هایی که به‌خاطر متناسب نبودنشان با سایر ماشین‌های خط تولید می‌توانند باعث ایجاد گلوگاه شوند. برای استفاده بهینه از روش برنامه ریزی تولید کانبان، بهتر است دستگاه‌های تولید را متناسب با ایستگاه‌های کاری همسایه‌شان انتخاب کنید.
- کانبان به انعطاف‌پذیری نیاز دارد؛ اصلی‌ترین نیاز کانبان انعطاف‌پذیری است. اگر کسب‌وکار تولیدی دارید باید ماشین‌آلاتی داشته باشید که بتوانید ظرف مدت کوتاهی آن‌ها را راه‌اندازی کنید یا خروجی آن‌ها را تغییر دهید. یا اگر شرکتی خدماتی دارباید باید فرایندهای‌تان را چابک و شفاف تعریف کنید.
- کانبان به فرایندهای تکراری با درجة بالای اطمینان نیاز دارد؛ اگر از دستگاه‌های موجود مطمئن نیستید یا اگر فرایندهایی دارید که معلوم نیست دقیقا چه‌طور کار می‌کنند و هردفعه به هر محرک یک پاسخ جدا می‌دهند نمی‌توانید به‌راحتی از کانبان استفاده کنید.
- کانبان تامین‌کنندگان مطمئن می‌خواهد؛ تمام تاکید کانبان بر توسعه روش‌هایی‌ست که سرعت و شفافیت فرایندها را بالا ببرد. حال فرض کنید تامین‌کننده‌ای دارید که هر بار با تاخیر مواد را تحویل می‌دهد یا کیفیت موادی که به شما می‌دهد هردفعه متفاوت است. اگر می‌خواهید از روش کانبان بهره ببرید، همین حالا به فکر یک تامین‌کننده مطمئن باشید.
نداشتن این شرایط به این معنا نیست که نمی‌توانید از روش برنامه ریزی تولید کانبان و به‌هنگام استفاده کنید. بلکه به معنای این است که نیاز دارید تا دوباره به فرایندهای‌تان و شکل طراحی آن‌ها دقت کنید. البته باز هم دست‌تان بسته نیست و می‌توانید به‌جای روش‌های بیش‌تر مرسوم مثل کانبان کارتی یا سطلی از روش CONWIP استفاده کنید. این روش که مخفف عبارت Constant Work in Progress است یک سیستم کنترلی کششی است و یکی از زیرشاخه‌های کانبان به‌حساب می‌آید. درباره‌ی ماشین‌آلات باید گفت وجود دستگاه‌های غیراستاندارد و ناایمن موضوعی است که بیش‌از فرایندها باید به آن توجه کنید. چراکه این عامل مستقیم روی حجم تولیدی شما اثر می‌گذارد و نیازمند توجه بیش‌تری است.
پیاده‌سازی روش برنامه ریزی تولید کانبان در نرم‌افزارها
این روزها دیگر جایی نیست که نرم‌افزارها به آن نفوذ نکرده باشند. ما از ساده‌ترین کارها تا پیچیده‌ترینشان را با اپ‌های موبایلی و نرم‌افزارهای مخصوص انجام می‌دهیم. تولید نیز خود به‌عنوان پرچم‌دار استفاده از آخرین فناوری‌ها بهره لازم را از نرم‌افزارها می‌برد. یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارها که به کمک کسبوکارها میاید، نرم‌افزار مدیریت پروژه است. این نرم‌افزار با مدیریت بخش‌های مختلف و پروژه به سرپرستان و مدیران امکان مدیریت دقیق و صحیح آن‌ها را می‌دهد. امکان حذف و اضافه جزئیات پروژه و قابلیت‌های بسیار دیگر، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را تبدیل به ابزار محبوب اجرای کانبان در صنایع کرده است.
گروه دیگر نرم‌افزارها که به اجرای کانبان کمک شایانی می‌کند، ERPها هستند. این سیستم‌های نرم‌افزاری علاوه‌بر این‌که تمام قابلیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را در خود دارند، آن را با دیگر سیستم‌های سازمان یکپارچه می‌کنند. یعنی ارتباط مستقیمی بین پروژه و دیگر بخش‌های سازمان ایجاد می‌کنند، واحدهای مالی، انبار، خرید، فروش و تولید در این نرم‌افزار در یکپارچگی کامل با مدیریت پروژه هستند.