تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۶/۲۸
اگر به دنبال نرم افزار مالی برای کسب‌وکارتان هستید، این مقاله را بخوانید
نرم افزارهای مالی در سال‌های اخیر تغییرات عمده و عمیقی داشته‌اند. به لطف خودکارسازی و هوش مصنوعی، سازمانها در هر حوزه‌ای و با هر اندازه‌ای قادرند نرم افزار مورد نیازشان را در سازمان پیاده‌سازی کنند. براساس گزار‌ش‌ها و نظرسنجی‌‌ها، بیش از ۸۳ درصد حسابداران معتقدند استفاده از نرم افزاری که با فرهنگ دیجیتالی شدن هم‌سو و هم‌گام باشد، انتخاب اول آن‌ها خواهد بود.
اگر برای کسب‌وکارتان به دنبال خرید نرم افزار مالی هستید، راهکارهای بسیار زیاد و البته ارزان‌قیمتی در مقابل شما وجود دارد. در این متن می‌خواهیم برخی از ویژگی‌های یک نرم افزار مناسب مالی را برای هر سازمانی بررسی کنیم. پس با ما همراه باشید.
نرم افزار مالی چیست؟
قبل از هرچیزی، البته فکر می‌کنیم که بیش‌تر شما با این نرم افزار آشنایی اولیه داشته باشید، باید با نرم افزار مالی و ویژگی‌های آشنا باشید. برخی از ویژگی‌هایی که در این نرم افزارها وجود دارد عمومی‌تر و برخی جنبه تخصصی‌تری دارند. ویژگی‌های یک نرم افزار مالی که به ساده‌سازی فرایندهای مالی شما کمک می‌کند از این قرار است:
- مدیریت دفترهای عمومی؛
- مدیریت حساب‌های بانکی؛
- مدیریت حساب‌های پرداختنی؛
- مدیریت حساب‌های دریافتنی؛
- بودجه‌بندی؛
- مدیریت گزارش‌های مالی؛
- و...
در کنار این ویژگی‌ها نرم افزارهایی هستند که ابزار مدیریت حساب‌های خرد را هم در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند. این که از کدام ابزار نرم افزارهای مالی استفاده کنید، بستگی به هدف‌ها و نیازهای سازمان‌تان دارد.
قبل از خرید نرم افزار مالی به این مسایل توجه ویژه‌ای داشته باشید
اندازه سازمان
وقتی پای خرید نرم افزار در میان است. یک چیز بیش از همه می‌درخشد و آن اندازه کسب‌وکار است. شرکت‌های توسعه‌دهنده نرم افزار این روزها به‌جای ارایه یک نرم افزار که برای همه اندازه‌ها مناسب باشد، به ارایه نرم افزارهایی برای سازمانها با اندازه‌های مختلف پرداخته‌اند.
اندازه سازمان مهم است. به دلیل این که سازمان شما در طول زمان رشد می‌کند، استفاده از نرم افزاری که با رشد سازمان شما رشد کند و توسعه یابد بسیار مهم است. انتخاب نرم افزار مقیاس‌پذیر برای کاهش هزینه‌ها و بالابردن سرعت رشد سازمان حیاتی است. در زمان انتخاب نرم افزار باید بدانید برای پنج سال آینده چه برنامه‌ای برای سازمان‌تان دارید. آیا به دنبال گسترش آنید؟ به دنبال کاهش اندازه آن هستید یا چیز دیگر.
به‌عنوان مثال اگر یک سازمان کوچک فریلنسری هستید نیازی به خرید یک نرم افزار بزرگ سازمانی ندارید. همچنان که نرم افزارهای متوسط و کوچک قادر به برآوردن نیازهای سازمان‌هایی مثل مایکروسافت یا اپل نیستند.
روش استقرار
آیا به فکر استقرار محلی (On-Premise)، ابری (Cloud) یا ترکیبی هستید؟ هرکدام از این روش‌ها ویژگی‌های خاص خود را دارد. مثلا اگر به دنبال پیاده‌سازی محلی هستید باید بدانید این روش چه چیزهایی در اختیار شما می‌گذارد. پیاده‌سازی محلی به کاربران امکان می‌دهد به داده‌های مورد نیازشان در سازمان روی سرورهای محلی دسترسی داشته باشند. اما این روش هزینه‌های بالای تهیه و پیاده‌سازی تجهیزات را به سازمان تحمیل می‌کند.
پیاده‌سازی ابری از سوی دیگر به کسب‌وکارها امکان می‌دهد داده‌های خود را روی سرورهای شرکت ارایه‌کننده ذخیره کنند. استفاده از راهکارهای ابری باعث کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی می‌شود. این روش باعث می‌شود دسترسی به داده‌ها از اینترنت میسر باشد و اعضای سازمان هرلحظه و از هر جا به داده‌های سازمان دسترسی داشته باشند.
در زمان انتخاب نرم افزار مالی، انتخاب روش استقرار آن با توجه به هزینه‌هایی که به سازمان تحمیل می‌کند حائز اهمیت است.
فرایند انتخاب نرم افزار مالی
انتخاب نرم افزار مالی فرایندهای مختلفی دارد. در ادامه فهرست این فرایندها را باهم بررسی می‌کنیم:
- تعیین نیاز: ابتدا باید مشخص کنید چرا به نرم افزار مالی نیاز دارید.
- هماهنگی: پس از تعیین چرایی نیاز، باید بین ذی‌نفعان، مدیران و کارکنان برای انتخاب بهترین نرم افزار مالی همکاری کنند.
- تعریف هدف: یک فهرست از نیازهای‌تان مشخص کنید تا ببینید کدام راهکار برای شما بهتر است.
- هم‌سو بودن ارایه‌کننده: وقتی چند ارایه‌کننده را برای بررسی محصول برگزیدید، باید ببینید اهداف کدام نرم افزاری که توسعه داده شده با اهداف سازمان شما هم‌سو است.
- انتخاب‌ها را محدود کنید: بعد از بررسی تولیدکنندگان در بازار، سه ارایه‌کننده را انتخاب کنید و بررسی‌های نهایی خود را آغاز کنید. محدود کردن انتخاب‌ها باعث می‌شود انتخاب بهتری داشته باشید.
- از توان ارایه‌کننده مطمئن باشید: ارایه‌کننده باید بتواند به شما آن‌چه را که می‌گوید ارایه دهد. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. استفاده از دموها، برگزاری جلسه‌های حضوری و... می‌تواند برای اطمینان از توان تولیدکننده به شما کمک کند.
اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مالی
در ادامه اصلی‌ترین ویژگی‌های مورد نیاز نرم افزار مالی را بررسی می‌کنیم:
1. مدیریت اموال و دارایی‌ها
این ابزار برای مدیریت دارایی‌ها و اموال کسب‌وکارها استفاده می‌شود. استفاده از آن به شما کمک می‌کند تا مدیریت اموال و دارایی‌های ثابت را به‌خوبی انجام دهید. ابزار استاندارد مدیریت اموال و دارایی‌ها باید امکانات زیر را داشته باشد:
- استهلاک دارایی‌های نامشهود؛
- تجدید ارزیابی دارایی؛
- محاسبه استهلاک؛
- ردیابی دارایی‌های ثابت.
2. مدیریت بانکداری
از قابلیت مدیریت بانک برای پایش تمام فعالیت‌های بانکی استفاده می‌شود. از این قابلیت برای ساده‌سازی مدیریت حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، دفاتر کل و گزارش‌های مختلف استفاده می‌شود.
برخی از نرم افزارها با بانک‌های مختلف همکاری دارند و تراکنش‌های حساب‌های شما را بدون نیاز به مراجعه به بانک، مستقیم از داخل نرم افزار انجام می‌دهد. برخی از ویژگی‌های این سیستم از این قرار است:
- مدیریت خودکار و دستی معاملات بانکی؛
- تطبیق ترازنامه‌های بانکی؛
- گزارش خلاصه تطبیق ترازنامه‌های بانک؛
- تنظیم خودکار قوانین بانکی برای دسته‌بندی خودکار معاملات؛
- تطبیق انبوه همه معاملات؛
- ثبت پرداخت‌ها در یک شرکت فرعی به نمایندگی از سایر شرکت‌های تابعه.
3. مدیریت بودجه
مدیریت بودجه در نرم افزار مالی شما باعث ایجاد، حفظ و به‌روزرسانی بودجه برای بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. مدیریت بودجه باعث می‌شود روش‌های ساده مدیریت بودجه و گزارش‌دهی را در سازمان پیاده‌سازی کنید.
مدیریت بودجه برای سازمان‌های تولیدی بسیار مهم است. مثلا اگر شما کسب‌وکار تولیدی‌ای دارید که نیاز به دانستن بودجه مورد نیاز مواد و قطعات و محصولات منابع تولید دارید، استفاده از سیستم مدیریت بودجه نرم افزار مالی برای مدیریت صحیح فرایندهای بودجه‌بندی به شما کمک می‌کند. ابزار استاندارد مدیریت بودجه شامل این موارد است:
- چارچوب کنترل بودجه؛
- ایجاد بودجه برای بخش‌های مختلف؛
- گزارش بودجه در مقابل پیش‌بینی‌ها؛
- پیش‌بینی چرخش بودجه؛
- مدل‌سازی سناریوهای تخصیص بودجه.
4. مدیریت فاکتورها
فاکتورها و صورت‌حساب‌های کسب‌وکار مهم‌ترین سندهای دریافتنی و پرداختنی هستند. مدیریت صحیح آن‌ها به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها و درآمدهای خود را به‌روز نگه دارید و حساب آن‌ها را گم نکنید. ابزارهای استاندارد این سیستم شامل این موارد است:
- گزارش پیگیری حساب‌ها؛
- یادآوری خودکار پرداخت‌ها؛
- تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور؛
- یادداشت‌های اعتباری؛
- ایجاد پورتال مشتری برای دانلود فاکتورها و پرداخت‌ها؛
- همگام‌سازی با پایانه‌های فروش فروشگاهی (POS).
- حذف و طبقه‌بندی فاکتورهای تکراری؛
- به‌اشتراک‌گذاری فاکتورها در قالب‌های متنوع؛
- تعیین حالت‌های پرداخت مختلف (مانند پول نقد، چک، کارت، ACH و غیره).
5. مدیریت هزینه‌ها
به‌طور خلاصه، مدیریت هزینه‌های یا گزارش‌دهی هزینه‌ها ابزاری برای مدیریت و پرداخت هزینه‌های مختلف سازمان، مثل حقوق و دستمزد، هزینه‌های روزانه و... است. این ابزار معمولا گزارش‌های شفاف و دقیقی از وضعیت سازمان و هزینه‌هایش را در اختیار شما می‌گذارد.
با استفاده از گزارش‌های هزینه‌ای می‌توانید برنامه مالی و بودجه‌بندی دقیق‌تری برای سازمان‌تان تعیین کنید. برخی از نرم افزارها امکان تحلیل داده‌های مالی و پیش‌بینی بازار، هوش تجاری (BI)، را در اختیار شما می‌گذارند. اصلی‌ترین ویژگی‌های این سیستم عبارتند از:
- خودکارسازی تعیین هزینه‌ها برای واحدهای مختلف؛
- تعیین هزینه‌های اصلی و فرعی؛
- دسته‌بندی هزینه‌ها؛
- پیش‌بینی هزینه‌ها؛
- مستندسازی سندهای هزینه.
سخن پایانی
وقتی فهرست نرم افزارهای مالی مورد نظرتان را انتخاب کردید. برگزاری جلسه دمو و جلسه حضوری با نمایندگان شرکت ارایه‌کننده را فراموش نکنید. در جلسات شما به‌راحتی می‌توانید انتظارات خود را از نرم افزار بگویید و توانمندی‌های آن را از نزدیک ببینید. اگر تهیه فهرست ویژگی‌ها و مزیت‌های نرم افزار ۵۰درصد فرایند باشد، برگزاری جلسه و دمو مابقی آن است.