افزایش رضایت و بهره‌وری کارکنان به کمک سیستم‌های ERP
کارکنان شاد نقش بسیار ارزشمندی در افزایش بهره‌وری یک سازمان دارند. برای دستیابی به یک ساختار کارآمد در کسب‌وکار، باید سطح رضایت کارکنان خود را افزایش دهید. در اینجا به بررسی این موضوع و چگونگی دستیابی به آن، می‌پردازیم.
همان‌گونه که در راهنمای کسب‌وکار «مدیریت ۱۰۱» آمده است، نیروی کاری شاد برابر است با نیروی کاری بهره‌ور. البته، این یک مسیر یک‌طرفه نیست، زیرا اغلب بهره‌وری بر شادی پیشقدم است.
درحالی‌که بهره‌وری تنها عامل رضایت کارکنان نیست، نمی‌توان میزان رضایت آن‌ها را به‌عنوان یک عامل موثر نادیده گرفت. به همین دلیل، کسب‌وکارها باید ابزاری را که کارکنان برای انجام کارآمد کارهایشان به آن‌ها نیاز دارند، در اختیارشان قرار دهند.
حال باید دید کسب‌وکارها چطور می‌توانند بهترین فناوری‌ها و راهکارهای مدیریت کسب‌وکار مانند ERP (نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان) را برای به حداکثر رساندن بهره‌وری سازمان و مشارکت کارکنان، به خدمت بگیرند.
رضایت‌مندی نتیجه بهره‌وری
درحالی‌که به نظر می‌رسد در معادله شادی- بهره‌وری، احتمال بیشتری وجود دارد که یک کارمند شاد کارمند بهره‌وری باشد، عکس این موضوع نیز صحت دارد. کارکنان بهره‌ور نسبت به افرادی که فکر می‌کنند توانایی انجام موثر وظایف خود را ندارند، در انجام نقش‌ها شادتر عمل می‌کنند. این موضوع به‌ویژه زمانی‌که بهره‌وری تحت تاثیر فناوری‌های قدیمی یا کمکی قرار می‌گیرد، می‌تواند آزاردهنده و خسته کننده باشد.
برای جلوگیری از روبرو شدن با این شرایط، کسب‌وکارها باید ساختار فناوری‌های فعلی خود را مورد بازبینی قرار داده و هر جایی که لازم است، آن‌ها را توسعه دهند و مثلا اقدامات زیر را انجام دهند:
- ابزارهایی را به‌خدمت بگیرند که انجام وظایف را از راه دور و انعطاف‌پذیر، ممکن می‌سازند
- وظایف اصلی را به فناوری ابر منتقل کنند
- داده‌های سازمان را از فایل‌های اکسل به سیستم‌های ERP انتقال دهند
با ساده‌سازی فعالیت‌ها و افزایش بهره‌وری، این قبیل اقدامات می‌توانند سطح رضایت‌مندی کارکنان را افزایش دهند.
انجام وظایف به‌صورت دورکاری و زمان کاری منعطف
فرصت انجام کارها خارج از فضای سازمان، به‌سرعت به اولویت اصلی کارکنان تبدیل شده است و بسیاری از آن‌ها وظایف خود را بر اساس زمان کاری منعطف انتخاب می‌کنند.
بر اساس بررسی Quantum Workplace، شصت و دو درصد از کارکنان عقیده دارند که دورکاری بر میزان مشارکت ایشان تاثیر مثبتی دارد.
بررسی دیگری نشان داده است که «حضور صرف» کارکنان موجب کاهش بهره‌وری به میزان ۲۷ روز در هر سال به ازای هر کارمند می‌شود. حضور صرف زمانی اتفاق می‌افتد که کارمند در محل کار حاضر است، اما وظایف خود را با کیفیت ضعیفی انجام می‌دهد و بهره‌وری چندانی ندارد. این مساله از این تصور نشات می‌گیرد که از کارکنان انتظار می‌رود برای نشان دادن تعهد و اشتیاق خود، بیش از ساعات کاری درج شده در قرارداد، در محل کار حاضر باشند.
کسب‌وکارها برای مقابله با مسائلی مانند حضور صرف و افزایش مشارکت کارکنان، باید فناوری‌هایی را پیاده‌سازی کنند که امکان دورکاری یا انعطاف‌پذیری زمان کاری را فراهم می‌آورند.
امروزه، بیشتر سیستم‌های ERP برای برآورده کردن گرایش کارکنان به دورکاری، از برنامه‌های کاربردی موبایل پشتیبانی می‌کنند. این ابزارها به کاربران امکان می‌دهند طیف وسیعی از برنامه‌ها را برای تلفن همراه خود ایجاد کرده و به کمک آن‌ها، از هر نقطه‌ای، برای انجام فرایندهای اصلی کسب‌وکار استفاده کنند. ساخت این اپلیکیشن‌ها فقط چند دقیقه زمان می‌برد و به مهارت برنامه‌نویسی نیاز ندارد. این بدان معناست که نمایندگی فروش می‌تواند موجودی انبار کارخانه را چک کرده، با رانندگان تحویل تماس گرفته و معاملات را انجام دهد و برای انجام این کارها نیازی به کامپیوتر رومیزی نیست.
توجه به زمان و مکانی که کارکنان در آن کار می‌کنند، یک نوع حس اعتماد بین ایشان و مدیران به وجود می‌آورد، ضمن این‌که کارکنان بیشتر احساس توانمند بودن می‌کنند. همچنین، به نظر می‌رسد زمانی‌که کارکنان در محل کار حضور فیزیکی دارند، انگیزه و مشارکت بیشتری نیز دارند.
حذف استرس از معادله
پیشرفت تکنولوژی و فراهم آمدن امکان دورکاری به آن معناست که می‌شود بدون به خطر انداختن کیفیت، حجم زیادی کار را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام داد.
ERP ابری انجام امور را ساده‌تر و خودکار کرده و این امکان را فراهم می‌آورد که کارکنان بر اساس فهرست کارهای (to-do) خود، کارایی‌شان را افزایش دهند. کارهایی که قبلا وابسته به نیروی انسانی و وقت‌گیر بودند، مانند پر کردن فرم سفارش خرید یا ایجاد لیست بازار هدف بخش فروش، می‌توانند در کسری از زمان انجام شوند.
همچنین، این راهکارها امکان دسترسی کامل به فرایندهای کسب‌وکار در هر زمان و هر مکانی را فراهم می‌آورند. این بدان معنا است که کارکنان با علم به این‌که صرف‌نظر از محلی که در آن کار می‌کنند، در جریان همه امور قرار خواهند گرفت، می‌توانند آسوده‌خاطر بوده و به انجام کارهای اصلی خود بپردازند.
این بدان معنا است که کارکنان استرس کمی خواهند داشت و در نتیجه رفاه کاری آن‌ها افزایش خواهد یافت. همچنین، این امر موجب افزایش ماندگاری کارکنان و کاهش روزهای بیماری آن‌ها خواهد شد که خود افزایش سودآوری برای سازمان را در پی خواهد داشت.
اولویت دادن به شادی
نیازی به ذکر اهمیت شادی کارکنان یک سازمان نیست. اگرچه عوامل بسیاری در این امر دخیل هستند، اما رضایت حاصل توانایی انجام نقش‌ها و وظایف با بالاترین استانداردهای ممکن و بیشترین سطح بهره‌وری است.
مسایل فرهنگی، مانند «حضور صرف» نیز در ایجاد شادی کارکنان نقش مهمی دارند. به وجود آوردن جوی که در آن کارکنان خارج از محل کار نیز نسبت به آن حس اعتماد داشته باشند و نیز فراهم آوردن فناوری‌های لازم برای انجام موثر کارها، گام‌های مهمی در جهت افزایش مشارکت کارکنان می‌باشند.
استفاده از فناوری‌های کمکی، مانند ERP ابری، می‌تواند برای ایجاد ابزارهای لازم جهت انجام وظایف کارکنان با بیشترین توان ممکن، بسیار موثر باشد. سیستم‌های ERP با کمک به انجام وظایف کاری افراد، ساده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار و ایجاد امکان دورکاری برای کارکنان، در افزایش بهره‌وری و رضایت‌مندی کارکنان سازمان‌ها نقش بسزایی خواهند داشت.
منبع: erpnews