کدام را انتخاب کنیم: ERP ابری یا اختصاصی
بهترین روش برای دسترسی به سیستم ERP چیست؟ در پاسخ باید گفت که به عوامل مختلفی بستگی دارد. در اینجا به بررسی مواردی می‌پردازیم که هنگام انتخاب میان ERP ابری و اختصاصی جهت پیاده‌سازی در سازمان خود باید مورد توجه قرار گیرند.
سرورها
سیستم‌های ERP ابری روی سرورهایی استقرار می‌یابند که توسط تامین‌کننده ERP شما مدیریت می‌شوند. شما در واقع فضایی را برای ذخیره اطلاعات خود اجاره می‌کنید و تامین‌کننده آن فضا را برایتان مطمئن و ایمن می‌کند. داده‌های شما روی سرورهای مشترک با دیگر مشتریان قرار دارد، البته این فضاها کاملا از هم مجزا هستند.
در سیستم ERP اختصاصی، داده‌های شما روی سرورهای خودتان ذخیره می‌شوند. کارشناسان IT شما آنها را در سازمان اجرا کرده و امنیت و پشتیبان‌گیری از این اطلاعات را مدیریت می‌کنند و فقط داده‌های شما روی آن سرور قرار دارند.
یک انتخاب بین این دو گزینه نیز وجود دارد. یعنی اینکه شما می‌توانید امتیاز کاربری نرم‌افزار را خریداری کرده، اما سیستم ERP و داده‌های خود را روی یک سرور سوم نگهداری کنید. آمازون و موسساتی مانند آن، فضای لازم را در اختیار شما قرار داده و بخش اعظم امنیت شما را مدیریت می‌کنند. در این صورت، استقرار cloud روی سرور تامین‌کننده انجام نمی‌شود.
پرداخت هزینه
در صورت انتخاب یک سیستم ERP ابری، با تامین‌کننده توافق می‌کنید که مبلغی را به‌صورت منظم و معمولا ماهیانه، به وی پرداخت کنید. در این روش، غالبا نیازی به پیش‌پرداخت نیست. تا زمانی که از ERP ابری استفاده می‌کنید، ملزم به پرداخت اجاره ماهیانه آن هستید.
چنانچه ERP اختصاصی را انتخاب کنید، باید یک امتیاز کاربری برای سیستم ERP خود خریداری کرده و مبلغی را برای آن پرداخت کنید. همچنین، سالانه باید مبلغی را برای خدمات پشتیبانی شامل: بروزرسانی سیستم، رفع باگ و غیره بپردازید. دسترسی به راهنمای تامین‌کننده را نیز باید به این فهرست افزود.
در اینجا یک نقطه شکست وجود دارد، یعنی جایی که هزینه‌های بالاتر اولیه یک ERP اختصاصی کمتر از هزینه پرداخت ماهیانه اجاره فضای ابری، می‌شوند. بنابراین، باید حساب و کتاب کرده و دست به انتخاب بزنید. تامین‌کنندگان سیستم‌های ERP که هر دو نوع استقرار را انجام می‌دهند، همیشه می‌توانند ابر را به اختصاصی تبدیل کنند و بدین ترتیب، هزینه خرید امتیاز کاربری کاهش می‌یابد. این می‌تواند یک انتخاب خوب برای سازمان شما باشد.
سفارشی‌سازی و یکپارچه کردن
امکان سفارشی‌سازی و یکپارچه کردن در سیستم‌های cloud وجود دارد، اما در برخی موارد دارای محدودیت‌هایی است. در این خصوص، با تامین‌کننده و شریک تجاری خود مشورت کنید. ممکن است تامین‌کننده ارتباطات مورد نیاز را فراهم کرده و لینک‌های خارجی را محدود کند. اغلب یکپارچه‌کنندگان سومی وجود دارند، اما ممکن است به‌راحتی نتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.
سفارشی‌سازی و یکپارچه کردن برای سیستم‌های اختصاصی، به اندازه پولی که هزینه می‌کنید فراهم است، اما نکته مثبت آن این است که اطلاعات شما در سرور شما و تحت کنترل خودتان است. نکته منفی که در این مورد وجود دارد این است که تامین‌کننده ERP، سیستم اصلی خود را بهبود ببخشد و در نتیجه برخی سفارشی‌سازی‌های شما با آن سازگار نباشند، مگر اینکه شما نیز در نرم‌افزار خود تغییراتی به وجود بیاورید.
پشتیبانی
هزینه اشتراک cloud، خدمات پشتیبانی را نیز شامل می‌شود. تامین‌کننده ERP، سیستم شما را همواره در جدیدترین نسخه نگه می‌دارد و در نتیجه بلافاصله از رفع باگ‌ها و بهبود نرم‌افزار مطلع شده و بهره‌مند خواهید شد. همچنین، می‌توانید یک نسخه از اطلاعات مرتب در حال ارتقای خود را برای آموزش یا آزمایش، در اختیار داشته باشید.
اگر سیستم ERP اختصاصی، به همراه پشتیبانی سالیانه را انتخاب کنید، به همان بهبودها و رفع باگ‌های سیستم دسترسی خواهید داشت، اما کارشناسان IT شما باید این بروزرسانی‌ها را در سیستم پیاده‌سازی کنند. البته، شما می‌توانید هنگام مشاهده بروزرسانی‌های اصلاحی که به درد کسب‌وکارتان نمی‌خورند و یا اینکه مشکلی درخصوص سفارشی‌سازی برایتان به وجود می‌آورند، آنها را روی سیستم خود اعمال نکنید.
در پایان باید گفت، هر دو نوع سیستم ERP ابری و اختصاصی در جای درست خود، بسیار خوب هستند. فقط کافی است تفاوت‌ها و سازگاری آنها با کسب‌وکار خود را درک کنید تا از قدرت سیستم ERP در سازمان خود بهره‌مند شوید.
منبع: erpfocus