آینده اتوماسیون و ERP؛ توان‌بخش یا نابودگر؟
اتوماسیون به‌طور مستقیم با بهره‌وری در ارتباط است. بهره‌وری نیز اولویت اول کسب‌وکارها و سازمان‌هایی است که می خواهند در این بازار رقابتی و تنگاتنگ، ارزش افزوده‌ای برای برندشان دست‌وپا کنند. تا قبل از انفجار فناوری در سازمانها، اتوماسیون بیشتر به معنای به‌روز کردن ماشین‌آلات و ابزارها بود. بعد از انفجار بزرگ دیجیتال، معنای اتوماسیون شد استفاده از هوش مصنوعی و خودکار کردن فرایندها و جریان‌های کاری و به کارگیری گسترده‌تر ابزارهای جامع سازمانی مانند ERP. نتیجه این انفجار این شد که انتظار سازمانها از اتوماسیون دیگر حل مشکلات و روان کردن برخی گلوگاه‌ها نبود. حالا سازمانها از فناوری انتظار پیش‌بینی آینده و شکل دادن به آن را داشتند.
انقلاب دیجیتال که در چند دهه گذشته آن را تجربه کردیم با چنان سرعتی پیش رفت که بسیاری از آرزوهای دیرین ما را تبدیل به ابزارهایی کوچک کاربردی کرد که هر روز آن‌ها را در جیب‌مان می‌گذاریم و در دست‌مان می‌گیریم (نگاهی به گوشی‌های هوشمندتان بی‌اندازید). در حوزه اتوماسیون، یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی آن‌چنان تغییری به شکل کار کسب‌وکارها دادند که تصور این‌که روزی در دنیای ما نبوده‌اند دیگر ممکن نیست. اما با وجود این فرصت‌های بی‌نظیر، کسب‌وکارهای زیادی با چالش‌هایی روبه‌رواند که پیاده‌سازی فناوری را در آن‌ها سخت می‌کنند. چالش‌هایی که گاه نیاز به گرفتن تصمیم‌هایی دارد هم‌تراز با مهم‌ترین تصمیم‌های زندگی.
با وجود این فرصت‌ها و البته تهدیدها یک سوال درباره آینده فناوری و اتوماسیون به‌وجود می‌آید: آیا آینده پیش‌بینی شده برای اتوماسیون قرار است کسب‌وکارها را به سمت ناتوانی ببرد یا قرار است آن‌ها را از همیشه توان‌مندتر کند؟
با این حال سازمانها گوشه‌ای ننشسته‌اند تا این واقعیت را ببینند یا بسنجند. براساس گزارشی که گارتنر داده است، بیش از ۸۰ درصد کسب‌وکارهای شرکت‌کننده در یک نظرسنجی اعلام کرده‌اند که در حوزه اتوماسیون سرمایه‌گذاری کرده‌اند. واضح است که در سطح جهانی، کسب‌وکارها برای روبه‌رو شدن با چالش‌های قرن ۲۱ خود را آماده می‌کنند و یکی از روش‌های این آماده‌سازی، سرمایه‌گذاری روی اتوماسیون است.
یکی‌دیگر از دلایل محبوب شدن اتوماسیون در فرایندهای مختلف، بالا رفتن تقاضا از سوی مشتریان است. در سال‌های گذشته تغییر در تقاضا به‌قدری نوسان داشته که استفاده از یک کانال برای ارتباط دیگر نمی‌تواند پاسخگوی سازمانها باشد. از همین رو خودکارسازی فرایندها در این حوزه به کمک‌شان می‌آید.
حقیقت امر این است که مزایای استفاده از اتوماسیون خیلی بیشتر معایب آن است. فرصت‌هایی که استفاده از اتوماسیون برای سازمان به‌همراه دارد طیف گسترده‌ای از افزایش رضایت مشتریان تا مدیریت فرایندهای سازمان را شامل می‌شود. علاوه‌بر تمام این‌ها، خودکارسازی فرایندها دخالت عامل انسانی را در فرایندها کاهش و در نتیجه خطاهای موجود در فرایندها کم‌تر و کم‌تر می‌شود.
پیاده‌سازی اتوماسیون فرایندها در سازمان بهتر است همراه با رویکردی داده‌محور باشد. استفاده از این رویکرد باعث می‌شود سازمان دقیقا آن‌چیزی را داشته باشد که دنبالش بوده است. سازمانها برای پیاده‌سازی بی‌دردسر فرایندها باید سه عامل اصلی را در نظر داشته باشند:
- مشتریان: مدل اجرایی شما برای پیاده‌سازی باید با توجه به مشتریان سازمان باشد. یکی از هدف‌های اصلی پیشرفت روزافزون خودکارسازی نیز همین است؛ تولید ابزارهایی که رضایت مشتری را بالا برد.
- فرایند: اطمینان از پیاده‌سازی به‌روش‌های سازمان در فرایند خودکارسازی بسیار مهم است. به‌روش‌های معمولا در نتیجه سال‌ها تجربه و آزمون و خطا به‌دست می‌آیند از این رو استفاده بهینه و دیجیتالی از آن‌ها بسیار مهم است. آن‌هم زمانی که در حال سپردن اصلی‌ترین فرایندهای سازمان‌تان به هوش مصنوعی و خودکارسازی آن‌ها هستید.
- فناوری: اگر بتوانید در کنار اتوماسیونی که در حال پیاده‌سازی آن هستید تمام فناوری‌های نوین و کاربردی را نیز یکپارچه کنید و در سازمان پیاده، چند پله از رقبای خود جلو افتاد‌ه‌اید. استفاده از فناوری‌ها یا ایجاد امکان استفاده از آن‌ها در آینده می‌تواند به بلوغ سازمان کمک کند. به‌خصوص اگر سازمانی هستید که هنوز در مراحل اولیه رشد خود به سر می‌برد.
البته واقعیت این است که صنایع مختلف نیازهای متفاوتی دارند و این موضوع به‌طور مستقیم روی حوزههای تمرکز آن‌ها برای خودکارسازی تاثیر می‌گذارد و چالش‌ها و نیاز به مهارت‌های متفاوت را برای هر بخش و صنعتی به وجود می‌آورد. برای مثال، صنعت پزشکی و تولید لوازم بهداشتی دو حوزه‌ای‌اند که نظارت‌ها در آن‌ها به‌شدت بالا است. همچنین رقابت بالای این صنعت و وجود داده‌های حساس و اطلاعات محرمانه دست مدیران را برای پیاده‌سازی کامل راهکارهای اتوماسیون می‌بندد. بنابراین آن‌ها نیازهای متمایز و درنتیجه فرایندهای دیگری از اتوماسیون را طلب می‌کنند. موضوعی که در تضاد کامل با سایر صنایع تولیدی است.
با این حال، برخی از چالش‌ها بیش از این‌که محدود به یک حوزه و صنعت باشند جهانی به نظر می‌رسند. یکی از این چالش‌ها نیاز به ارائه فرایندهای جدید با سرعت بالا و مقیاس‌پذیری برای انواع کسب‌وکارها است. کسب‌وکارهای کوچک که صنفی ندارند که قوانین خاص و منحصربه‌فرد داشته باشد معمولا سفر خودکارسازی فرایندهای خود را در سطوح ساده‌تر و معمولی‌تر آغاز می‌کنند. مثلا ممکن است یک طرح آزمایشی را اجرا کنند یا نوآوری را به یک واحد خاص محدود کنند.
در این مرحله سوالی که پیش می‌آید این است: با فرض موفقیت‌آمیز بودن فرایند پیاده‌سازی، چگونه می‌توان آن را در کل سازمان پیشبرد؟ در این مرحله، با مشاهده مزایایی که اتوماسیون می تواند ارائه دهد، تقاضا برای تغییرات سریع به احتمال زیاد قابل توجه است. برای پیاده‌سازی مناسب و پرسرعت، فروشندگان باید در مدل‌‌های ارایه اتوماسیون به کسب‌وکارها تجدید نظر کنند. آن‌ها باید روی حوزههای زیر تمرکز بیشتری داشته باشند:
- روش‌ها: یا همان فرایندهای مورد استفاده در سازمانها که نیاز به بهبود از طریق فناوری دارند.
- ماشین‌آلات: این‌که در حال حاضر چه دستگاه‌هایی با چه فناوری‌ای در سازمان وجود دارد و در آینده قرار است این ماشین‌‌ها چطور به‌روز شوند.
- استعداد: داشتن افراد مناسب با مجموعه مهارت‌های لازم برای نگهداری و مدیریت ماشین‌آلات و فرایندها.
- طرز فکر: با توجه به ذی‌نفعان و افرادی که با آن‌ها درگیر هستید، آیا همه کاملاً موافق این تغییرات هستند یا نه؟
اتوماسیون از طریق فناوری های جدید درحال شکل دادن به آینده دنیای کاروکسب است. استفاده صحیح و به جا از آن می‌تواند آینده سازمان را تامین کند و برعکس، استفاده نادرست از آن نیز می‌تواند سازمان را به مرز نابودی بکشاند.