تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۷/۱۰

ERP؛ یک تاریخچه کوتاه

دانستن تاریخچه ERP در ایران یک پیش‌نیاز دارد. تاریخچه ERP در جهان. اوایل دهه ۶۰ میلادی کسب‌وکارهای تولیدی غربی به فکر مکانیزه کردن بخشی از فرایندهای کسب‌وکارشان افتادند. تولیدکننده تراکتور، JI Case، در قالب یک همکاری مشترک با شرکت نرم‌افزاری IBM، روش برنامه‌ریزی MRP (مواد مورد نیاز تولید) که مخفف عبارتMaterial Requirements Planning بود را به دنیای نرم‌افزاری آورد. مکانیزه شدن فرایندهای برنامه‌ریزی و بالا رفتن سرعت آن به‌قدری برای کسب‌وکارهای تولیدی سود‌آور بود که آن‌ها خیلی زود سفارش دیجیتالی شدن روش MRPII یا برنامه‌ریزی مواد مورد نیاز تولید را دادند.

این بازی برای هر دو طرف حالت بردبرد داشت. هم شرکت‌های نرم‌افزاری و هم صنایع تولیدی از مزایای این نرم‌افزارها بهره می‌بردند. اوایل دهه ۹۰ میلادی موسسه گارتنر با یک ایده انقلابی وارد گود شد. چرا فقط صنایع تولیدی از مزایای نرم‌افزارهای سازمانی بهره‌مند شوند؟

همین سوال شالوده معرفی یک روش برنامه‌ریزی و یک نرم‌افزار جامع سازمانی به نام ERP (Enterprise Resource Planning) شد. روشی که دیگر منحصر به کسب‌وکارهای تولیدی نبود و برای همه، قابل استفاده بود.

سابقه استفاده از کامپیوترها در کسب‌وکارهای ایرانی به اوایل دهه ۵۰ برمی‌گردد. شرکت‌های پیشروی ایرانی در این‌ سال‌ها با Mainframeها دست‌وپنجه نرم می‌کردند. اواخر دهه ۶۰ خورشیدی بود که پای رایانه‌های شخصی به کشور باز شد. در این سال‌ها سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت (MIS) مورد توجه کسب‌وکارها بود. در تمام دهه ۶۰ و ۷۰، بیشتر سازمان‌های کوچک و متوسط به‌دنبال استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت بودند تا این‌که ERP وارد واژه‌نامه آن‌ها شد.

ERP در ایران

ایران‌خودرو و مپنا، دو غول صنعتی کشور در سال‌های ابتدایی دهه ۷۰ به‌دنبال پیاده‌سازی سیستم‌های ERP در کشور بودند. مپنا با SAP وارد مذاکره شد و ایران‌خودرو با Oracle. اما این پروژه به دلایل فراوان شکست خورد و نرم‌افزار ERP در کشور در مسیری قرار گرفت که بیشتر نرم‌افزارها در آن خاک می‌خوردند: هم‌خوان نبودن فرایندهای سازمان‌های ایرانی با سیستم‌های جهانی.

بعد از این اتفاق باوری در صنایع کشور به وجود آمد که مناسب نبودن نرم‌افزارهای سازمانی برای کسب‌وکارهای ایرانی را تقویت می‌کرد. از نظر این جریان، استفاده از مجموعه آفیس (Office) بهترین راهکار بود!

اما در دهه ۹۰ ورق دوباره به نفع ERP برگشت. دهه ۹۰ به جرات دهه طلایی توسعه ERP در ایران بود. در این سال‌ها مراودات بین‌المللی ایران افزایش یافته بود و حضور شرکت‌های خارجی در کشور بیشتر شده بود. اولین ERP خارجی که به‌طور رسمی فعالیت خود را آغاز کرد، Microsoft Dynamics بود.

حضور مایکروسافت در بازار ERP ایران چندان دوامی نداشت. مشکلات ریزودرشت، مثل تحریم‌ها، پشتیبانی و استقرار و... باعث خداحافظی مایکروسافت از بازار ایران شد.

ERP ایرانی، ناجی کسب‌وکارهای داخلی

بعد از موفق نبودن مایکروسافت در بازار ایران شرکت‌های دانش‌بنیان یک سوال اساسی از خودشان پرسیدند: چرا خودمان ERP نداشته‌ باشیم؟

سوالی که چندسالی از آن نگذشته بود که نخستین نسخه نرم‌افزار ERP ایرانی را بازار دیدیم. اما مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP ایرانی در کسب‌‌وکارها چه بود؟

در ادامه این مزیت‌ها را بررسی می‌کنیم.

مزایای ERP ایرانی

1. کاهش هزینه‌ها: بزرگ‌ترین مزیت ERP ایرانی برای کسب‌وکارهای داخلی صرفه‌جویی در هزینه‌های مختلف آن است. با خودکارشدن فرایندها و وظایف روزانه سازمان، میزان خطاها و نیاز به کارمندان برای انجام این وظایف به موازات رشد سازمان، کاهش پیدا می‌کند. نرم‌افزار ERP دید کاملی از آن‌چه در سازمان در جریان است به شما می‌دهد که با استفاده از آن می‌توانید کمبودهایی که باعث ایجاد و رشد هزینه‌ها می‌شود را شناسایی و مدیریت منابع را اثربخش کنید.
2. گسترش افق دید به جریان‌های کاری: با یکپارچگی موجود در اطلاعات و جریان‌های کاری، کارمندان می‌توانند به‌راحتی به جزییات پروژه‌ها و بخش‌های مرتبط با خود دسترسی داشته باشند و از وظایف دقیق خود در پروژه‌ها مطلع باشند. مدیران و سرپرستان نیز با نظارت کامل به پروژه‌ها می‌توانند روند و سرعت آن‌ها را کنترل و منابع موردنیاز آن‌ها را مدیریت کنند. عدم وجود شفافیت در سازمان‌های ایرانی یکی از چالش‌های مهمی‌ست که بعضا آن‌ها را از دستیابی به اهدافشان و حرکت در مسیر رشد و توسعه منحرف می‌کند.
3. گزارش‌دهی جامع و پردازش دقیق‌تر اطلاعات: داده‌ها زمانی برای سازمان‌ها ارزش دارند که بتوان آن‌ها را پردازش کرد. از مهم‌ترین ویژگی‌های ERPها جمع‌آوری و پردازش داده‌هاست. با استفاده از ERP علاوه‌بر نظارت دقیق بر KPIهای کسب‌وکارتان، می‌توانید داده‌ها را در قالب‌های مختلف مانند نمودار، تصویر و تحلیل مشاهده کنید. از‌ آن‌جایی که ERP تمام داده‌های سازمان‌تان را ذخیره و پردازش می‌کند، می‌توان از گزارش‌های آن در تمام بخش‌ها و واحدهای سازمان می‌توان استفاده کرد.
4. هوش تجاری: از آن‌جایی که ERPها به داد‌ه‌های آنلاین در سراسر سازمان دسترسی دارند می‌توانند دید گسترده‌ای از تمام سازمان در اختیارتان بگذارند. این موضوع می‌تواند تصمیم‌گیری بهتر مدیران و تصمیم‌سازان سازمان را باعث شود، چراکه دسترسی بیش‌تر و آسان‌تری به منابع اطلاعاتی در سازمان دارند.
5. امنیت داده‌ها: در عصر دیجیتال ما، امنیت و حفظ داده‌ها برای کسب‌وکارها اهمیت به‌سزایی دارند. استفاده از آخرین پچ‌های امنیتی در ERPها به‌خصوص در نسخه‌های ابری و به‌روز بودن به آخرین پروتکل‌های امنیتی باعث می‌شود داده‌‌های کاربران (سازمان‌ها) در امنیت کامل و با حفظ رمزگذاری در تمام مراحل استفاده بین بخش‌های مختلف منتقل شوند.
6. مدیریت ریسک: ERP به چند شکل به مدیریت ریسک در سازمان‌ها کمک می‌کند. اول از همه یک شبکه نظارتی دایمی  بر روند پروژه‌ها و جریان‌های کاری موجود ایجاد، ریسک‌های مالی را کنترل و از ایجاد خطا در فرایندهای مالی جلوگیری می‌کند. داده‌های دقیق موجود از مشتریان و منابع خارج از سازمان از بروز اشتباه و نابود شدن سرنخ‌های فروش جلوگیری و امکان همکاری با تامین‌کنندگان بیش‌تری را فراهم می‌کند. وجود داده‌های معتبر و در دسترس که در زمان نیاز به تصمیم‌گیری در اختیار صاحبان کسب‌وکارها باشد امر مهمی‌ست که به‌خصوص در سازمان‌های داخلی با توجه به نوسانات اقتصادی بازار اهمیتی دوچندان پیدا می‌کند.
7. بهبود میزان همکاری بین‌ واحدی: کارمندان زمانی که باهم کار کنند بهره‌وری بالاتری دارند. ERP نیز امکان به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات سازمانی از جمله اطلاعات خرید مشتریان، استفاده از خدمات پس از فروش و... را بین تیم‌های سازمانی ممکن می‌کند. این نرم‌افزار دیوارهای ارتباطی بین واحدهای مختلف سازمان را از بین می‌برد و دسترسی به داده‌‌های آنلاین را در سطح واحد‌های مختلف ممکن می‌کند.
8. مقیاس‌پذیری: سیستم‌‌های ERP مقیاس‌پذیری و انعطاف را به سازمان‌ها می‌آورند و عملکرد بهتر آن‌ها در آینده را تضمین می‌کنند. ERPهای ابری به‌طور خاص نیازهای سازمان‌های بزرگ و کوچک را برآورده می‌کنند و به‌راحتی خود را با حجم داده‌های موجود در آن‌‌ها منطبق می‌کنند. این نرم‌افزارها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند بدون نگرانی از آینده رشد و توسعه خود را برنامه‌ریزی کنند.
9. انعطاف‌پذیری: ERP علاوه‌بر این‌که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد روش‌های نوین فناوری را پیاده‌سازی کنند؛ برای پیاده‌سازی و مدیریت فرایندهای خاص‌شان نیز انعطاف‌پذیری لازم را در اختیارشان قرار می‌دهد. این سیستم نرم‌افزاری به مدیران اجازه می‌دهد جریان‌های کاری منحصر به سازمان را در داخل نرم‌افزار پیاده‌سازی کنند و براساس آن گزارش‌های مختلف را تهیه و در بخش‌های مربوط استفاده کنند. یک سیستم ERP خلاقیت و نوآوری را نیز در سازمان ارتقا می‌دهد که با استفاده از آن می‌توانید میزان انعطاف‌پذیری سازمان تا حد بالایی تقویت کنید. این موضوع به‌خصوص در سازمان‌های ایرانی نمود بیش‌تری پیدا می‌کند چراکه نوسانات بازار کشور نیاز به انعطاف‌پذیری سازمان‌‌ها را تبدیل به یک نیاز اساسی کرده است.
10. شخصی‌سازی: بسیاری از سازمان‌ها با استفاده از ERP توان رقابتی و عملکردی خود را بهبود می‌بخشند اما برخی از آن‌ها به برنامه‌ها و سیستم‌های انحصاری و اضافه‌ای نیاز دارند. اگر تعداد فرایندهای انحصاری سازمان‌تان زیاد است و نیاز به اضافه کردن آن‌ها به سیستم نرم‌افزاری‌تان دارید باید تمرکزتان برای انتخاب ERP روی سیستمی باشد که اجازه توسعه ساختاری و اضافه کردن بخش‌های جدید را داشته باشد.
11. مدیریت ارتباطات برون‌سازمانی: سیستم ERP ارتباطات برون سازمانی، از قبیل ارتباط با مشتریان و تامین‌کنندگان را تقویت می‌کند. اطلاعات وارد شده از منابع خارج از سازمان از همان بدو ورود طبقه‌بندی و پردازش می‌شوند و دیگر داده‌ی خامی به واحدهای سازمان تزریق نمی‌شود. ارایه‌ی گزارش‌های متنوع از رفتار مشتریان، نوع و میزان خریدشان و... بینش عمیقی از نحوه‌ی ارتباط با مشتریان را به سازمان شما می‌دهد.

مزایای گفته شده در بالا تنها بخشی از مزیت‌های استفاده از ERP ایرانی بود. به این‌ها باید هزینه‌های ریالی به‌جای دلاری، پشتیبانی معتبر و همیشگی و بسیاری مزیت دیگر را اضافه کنیم. به‌طور خلاصه باید بدانیم استفاده از نرم‌افزارهای داخلی برای سازمان‌های ایرانی همواره بهتر و بیشتر پاسخ‌گوی نیازهای آن‌هاست.