سیستم‌های ERP برای کسب‌وکارهای کوچک
سیستم‌های ERP فقط برای کسب‌وکارهای بزرگ مناسب نیستند
طرح این پرسش که آیا سرمایه‌گذاری برای سیستم‌های جدید در کسب‌وکار شما ضرورت دارد یا خیر، امر غیر عادی نیست. باید گفت، آیا کسی هست که نخواهد هزینه‌های عملیاتی کسب‌وکار خود را تا ۱۱% و مدت زمان تصمیم‌گیری را تا ۳۶% کاهش دهد؟
معمولا، سیستم‌های ERP با سازمان‌های بزرگ‌تر شناخته می‌شوند. دلایل زیادی وجود دارند که این مفهوم را توضیح می‌دهند که احتمالا سرمایه‌گذاری و منابع متداول‌ترین آنها هستند. قصد ما این است که به شما نشان دهیم سیستم‌های ERP برای هر نوع کسب‌وکاری، به‌ویژه کسب‌وکارهای کوچک‌تر، مناسب هستند. مسلما، دلیل اصلی آن به انتظار مداوم برای بهبود کارایی و بهره‌وری مربوط می‌شود.
چنانچه کسب‌وکار شما فاقد سیستم‌های یکپارچه باشد، طولی نخواهد کشید که اثرات منفی آن را احساس کنید. اگر تجربه مشکل در حمل و نقل کالا، سفارشات گم شده یا مدیریت موجودی و انبار سازمان‌دهی‌نشده را داشته‌اید، حتما متوجه خواهید شد که چرا می‌گوییم اگر مشتریان خود را از دست ندهید، با کاهش تعداد و یا اعتماد آنها مواجه خواهید شد. در نهایت، این مساله سازمان شما را از رشد بازخواهد دشات.
سیستم‌های ERP به‌منزله چراغی روشن برای عملیات کسب‌وکار می‌باشند. با داشتن نمایی روشن از کسب‌وکار خود و آنچه درون آن اتفاق می‌افتد، گرفتن تصمیم‌های صحیح آسان‌تر خواهد شد. شفافیت فقط یک نقطه آغاز است و سرمایه‌گذاری برای سیستم‌های ERP در سازمان‌ها مزایای بسیاری دارد که در ادامه به چند مورد آن اشاره می‌کنیم.
مقیاس‌پذیری
کسب‌وکارهای کوچک تشنه رشد هستند و سیستم‌های ERP آنها را محیای این رشد کرده و در این مسیر از آنها حمایت می‌کنند. چالش‌هایی که در زیر ذکر شده‌اند را به دقت بررسی کنید، زیرا ممکن است شما هم با آنها مواجه باشید؛ به‌کارگیری یک سیستم جدید یا بروز شده، چنانچه با استراتژی درون‌سازمانی شما ایجاد شده باشد، قادر خواهد بود در مقابله با این چالش‌ها به کمک شما بیایند:
- کمبود منابع برای مقابله با حجم کار رو به افزایش
- قابلیت سیستم برای اجرای کار زیاد و مدیریت حجم زیادی از دادهه‌ها
- به‌کارگیری سیستم‌های موروثی بدون حضور پشتیبانی
- مشکل روبرویی یا درک مقررات جهانی
- روشن کردن نواحی که کسب‌وکار بهترین عل=ملکرد را دارد و جاهایی که باید مورد تمرکز بیشتری واقع شوند
پیش از انتخاب یک سیستم ERP، سازمان شما باید همه جریان‌ها و فرایندهای کنونی کسب‌وکار را مورد بررسی قرار داده و روش‌هایی را که می‌توان به‌واسطه آنها کارایی سیستم‌ها را افزایش داد، ارزیابی کنند. این اقدام بخش جدایی‌ناپذیر رشد کسب‌وکار و البته پیش‌نیاز استقرار سیستم ERP می‌باشد. نخستین گام‌ها برای انتخاب سیستم ERP مناسب، این امکان را فراهم می‌آورد که به عقب برگردید و ملاحظات لازم برای اینکه ببینید کسب‌وکار شما در کجا قرار داشته، اکنون کجاست و قرار است به کجا برود را مورد توجه قرار دهید.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
آیا می‌توانید دنیایی را تصور کنید که در آن همه حساب‌هایتان در یک جا پردازش می‌شوند؟ به لطف سیستم‌های ERP، آنچه زمانی رویا بود، اکنون به واقعیت تبدیل شده است. اکنون نیازی نیست که چندین برنامه حسابداری نصب کنیم و یا اینکه چندین بار اعداد را در صفحات مختلف اکسل بررسی کنیم. شما درلحظه به اطلاعات دسترسی خواهید داشت که این امر همانگونه که بیان کردیم، می‌تواند زمان تصمیم‌گیری را به نحو قابل‌ملاحظه‌ای کاهش دهد.
توانایی تصمیم‌گیری سریع و و مبتنی بر واقعیت، به رقابت در بازار کسب‌وکار به شما کمک خواهد کرد. بدین ترتیب، فرصت‌هایی را که تاکنون از دست می‌دادید، دیگر از دست نخواهید داد. همچنین، این فرصت را دارید که چالش‌ها را پیش از اینکه کسب‌وکارتان را به مخاطره بیندازند، شناسایی کنید. یک مثال بارز در این زمینه، کنترل‌کننده مالی است که به‌دنبال بهبود برنامه‌ریزی مالی است. سیستم ERP می‌تواند به وی کمک کند تا با ارزیابی داده‌های سیستم به‌واسطه سفارش‌ها و سطوح دارایی، بودجه را کنترل کرده و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌ای انجام دهد.
افزایش بهره‌وری
صرفه‌جویی در زمان، برای موفقیت کسب‌وکار امری ضروری است. سیستم ERP از همه بخش‌های کسب‌وکار قابل دسترس است و بنابراین باعث می‌شود، در وقت کارکنان برای دریافت اطلاعات صرفه‌جویی شود. همچنین، روزهایی که آنها صرف برقراری تماس با افراد مختلف برای دریافت اطلاعات لازم از بخش‌های مختلف سازمان می‌کردند، دیگر به هدر نمی‌روند. تغییر در چگونگی و محل دسترسی به اطلاعات، فقط به کارکنان زمان بیشتر برای انجام کارهای ضروری را نمی‌دهد. ممکن است متوجه شوید که کارکنان هنگام انجام کارهای روزمره خود، ناامیدی کمتری دارند؛ همچنین، فرصتی برای بهبود همکاری متقابل و فرهنگ سازمانی به وجود می‌آورد.
برداشتن گام نخست
سیستم‌های ERP دیگر فقط برای سازمان‌های بزرگ و کسب‌وکارهای تولیدی مناسب نیستند. اصطلاح «سرمایه‌گذاری» معمولا شما را به تفکر درباره نسبت هزینه به سود وا می‌دارد. «سرمایه‌گذاری پرهزینه»، به‌ویژه کسب‌وکارهای کوچک را با رکود مواجه می‌کند. درخصوص سرمایه‌گذاری بلندمدت چطور؟ یک کسب‌وکار نوپا یا کوچک که روند رشد سریعی دارد، کار با نرم‌افزارهای ارزان قیمت آغاز می‌کند، زیرا برای آنها آسان‌تر و مقرون به صرفه‌تر است. اما آیا واقعا اینطور است؟ با رشد کسب‌وکار و افزایش حجم داده‌ها و سفارشات فروش، این نرم‌افزارها قادر به پاسخ‌گویی نیستند. شما با فرصت‌های از دست رفته و کاهش بهره‌وری مواجه می‌شوید، اما بیش از آن، کنترل خود را بر جریان‌های کاری سازمان از دست خواهید داد.
نکته مهم این است که اگر از ابتدا برای سیستم‌های قابل اعتماد ERP سرمایه‌گذاری کنید، از همان ابتدا از مزایای پشتیبانی برخوردار خواهید بود. بدین ترتیب، امکان از دست رفتن فرصت‌های مهم کاهش خواهد یافت و کارکنان و سیستم‌های کسب‌وکار شما قارد خواهند بود با هرگونه تغییر یا شرایطی که با گسترش کسب‌وکار ایجاد می‌شود، سازگار شوند.
منبع: gradientconsulting