تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۲/۱۸

این سه اصل را معیار انتخاب نرم افزار ERP قرار دهید

کمپین‌های بازاریابی‌ای که برای فروش نرم افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به‌راه می‌افتند معمولا ویژگی‌هایی از نرم افزار را برجسته می‌کنند که محبوبیت بالاتر و قدرت جذب بیش‌تری دارد. جنبه‌هایی مانند قابلیت ارایه به صورت ابری، قیمت‌های رقابتی یا وجود ابزارهای هوش مصنوعی و تحلیل اَبَر داده‌ها.

اگرچه این ویژگی‌ها جالب و کارآمد به نظر می‌رسند اما برای این‌که به شما اطمینان دهند تا نرم افزار ERP نیازهای سازمان شما را برآورده می‌کند یا نه کافی نیستند. برای داشتن یک انتخاب درست و کارآمد باید مطمئن باشید تا معیار انتخاب نرم افزار ERP در سازمان‌تان اول بر اساس نیازها تعریف شود و سپس به مقایسه نرم‌ افزارهای موجود بپردازد. دلیل اهمیت مقایسه سیستم‌های نرم افزاری مختلف این است که به شما امکان می‌دهد تا از بین چندین نرم افزار مختلف بهترین انتخاب را داشته باشید.

در این مقاله به بررسی سه عامل مهم و تاثیرگذار در فرایند انتخاب نرم افزار ERP می‌پردازیم. پیش‌داوری‌ها، تجربه کاربری و امکان شخصی‌سازی سیستم‌های نرم افزار ERP سه‌تا از مهم‌ترین معیارهایی‌ست که باید برای انتخاب نرم افزار ERP در نظر داشته باشید. با بررسی جزئی‌تر این معیارها همراه ما باشید.

اول، پیش‌فرض‌های ذهنی را جایگزین داده‌های ملموس نکنید

یک ایده‌آل برای انتخاب نرم افزار ERP نه براساس پیش‌فرض‌های ذهنی که براساس آمار و داد‌ه‌های ملموس و عینی‌ست. داده‌هایی کمی و کاملا قابل اندازه‌گیری‌ که به شما برای انجام یک انتخاب درست کمک می‌کنند. متاسفانه گاهی وقت‌ها برخی از اصلی‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار ERP کاملا درگیر پیش‌داوری‌ها و سوگیری‌های ذهنی افرادی می‌شود که در فرایند انتخاب آن دخیل هستند. این سوگیری‌ها گاه تا جایی پیش می‌رود که افراد چشم بر آمار و ارقام حقیقی می‌بندند و براساس پیش‌داوری‌های ذهنی درباره موضوعی خاص تصمیم‌گیری می‌کنند.

با نگاهی اجمالی به داده‌های موجود در بازار می‌بینیم که جنبه‌های قابل سنجش انتخاب نرم افزار ERP باید برای سازمان‌ مهم‌تر از سایر جنبه‌ها باشد. موضوعی که گاه تحت تاثیر پیش‌داوری‌ها قرار می‌گیرد. یک مثال واضح در این خصوص دخیل کردن هزینه استقرار نرم افزار ERP در کیفیت و عملکرد آن است. برخی سازمان‌ها گمان می‌کنند اگر هزینه استقرار بالاتری بپردازند یعنی نرم‌ افزار قوی‌تری خواهند داشت. درحالی‌ که هزینه‌های استقرار کم‌ترین ارتباط را با ویژگی‌های نرم‌ افزار ERP دارند. هزینه استقرار به‌طور مستقیم با تعداد کاربران و فرایندهای سازمان در ارتباط است. هرچه تعداد کاربران بیش‌تر باشد یا فرایندهای سازمان پیچیده‌تر و سنگین‌تر باشد هزینه استقرار افزایش پیدا می‌کند و برعکس.

این دیدگاه که پرداخت هزینه‌ استقرار بالا یعنی داشتن یک نرم افزار ERP فوق‌العاده، گمراه کننده است. هنگام انتخاب نرم افزار ERP باید ویژگی‌هایی که نیاز داریم را در کنار قیمت گذاشته و به مقایسه بپردازیم. قرار دادن قیمت نرم افزار ERP در کنار ویژگی‌های آن یک نتیجه دارد و آن پی بردن به این نکته است که گران‌قیمت‌ترین ERPها لزوما بهترین و ارزان‌ترین آن‌ها نیز لزوما بدترین نیستند. گفتیم که معیار انتخاب نرم افزار ERP باید با استفاده از سنجه‌های قابل اندازه‌گیری باشد. اصولا این سوال که کدام نرم افزار بهترین است و کدام بدترین قابل اندازه‌گیری نیست. ممکن است نرم افزاری برای یک سازمان کاملا مناسب باشد و برای سازمانی دیگر فاجعه به بار بیاورد، حتی اگر آن نرم افزار شناخته‌شده‌ترین نرم افزار بازار باشد. گاهی سازمان شما فرایندهایی دارد که بدون آن نمی‌تواند پروژه‌های خود را پیش ببرد. ممکن است یک نرم افزار ERP گران‌قیمت فاقد آن ویژگی یا سیستمی باشد که سازمان شما به آن نیاز دارد در حالی‌که یک نرم افزار ارزان‌تر آن را داشته باشد.

دخیل کردن اندازه شرکت ارایه‌دهنده در بهتر یا بدتر بودن کیفیت نرم افزار هم یکی از پیش‌فرض‌های ذهنی‌‌ای است که گاهی در بررسی‌‌ها دخیل می‌شود. سازمان‌ها گاهی در فرایند بررسی شرکت‌های ارایه‌دهنده تعداد کارکنان و اندازه آن را استانداردی مهم می‌دانند. مثلا این برداشت را دارند که تعداد کارکنان شرکت می‌تواند نشان‌دهنده کیفیت محصول آن باشد. شاید در ظاهر تعداد کارمندان و اندازه شرکت ارایه‌دهنده عاملی مهم به نظر برسد اما مانند قیمت، اندازه سازمان هم نمی‌تواند بیانگر این موضوع باشد که نرم افزار آن‌ها پاسخگوی نیازهای شماست یا نه.

یک پیش‌‌داوری ذهنی دیگر که بیش‌تر با نام ارایه‌دهندگان نرم افزارهای بزرگ در ارتباط است میزان آشنایی آن‌ها با فرایندها و قوانین محل و منطقه‌ایست که سازمان شما در آن فعالیت دارد. ممکن است در معیارهای بررسی‌تان برای انتخاب نرم‌ افزار ERP فقط نام ارایه‌دهندگان مشهور و معتبر را آورده باشید. اما چقدر مطمئنید که این ارایه‌دهندگان با قوانین محلی کشور شما و فرایندهای خاص کسب‌وکار شما آشنا هستند؟

برای جلوگیری از این خطا باید لیستی ترکیبی از ارایه‌دهندگان داخلی و خارجی داشته باشید و از سوی دیگر لیست دقیقی از نیازها، فرایندهای کسب‌وکار و قوانین خاص منطقه خود تهیه کنید. حالا به بررسی این موضوع بپردازید که آیا ارایه‌دهنده خارجی نرم افزار ERP توان برآوردن نیازها و فرایندهای شما را دارد یا نه؟ همچنین آیا این ارایه‌دهنده می‌تواند قوانین محل جغرافیاییِ کسب‌وکار شما را در نرم افزارش تعریف کند یا خیر؟

دوم، سهولت استفاده و ارایه تجربه کاربری قدرتمند

درست است که سهولت استفاده و تجربه کاربری را نمی‌توان با اعداد و ارقام سنجید، اما اهمیت آن در سال‌های اخیر برای سازمان‌ها و کسب‌‌وکارها بسیار بالا رفته. یک تحقیق در خصوص انتخاب نرم افزار ERP در حوزه سهولت استفاده و نگهداری از نرم افزار انجام شده که نشان می‌دهد اهمیت این موضوع برای کسب‌وکارها از جایگاه هفتم به جایگاه نخست رسیده است، آن‌هم در طول سه سال.

نکته جالب این‌جاست: برای سال‌های متمادی تاکید روی این بود که استفاده صحیح از نرم افزار ERP نیازمند مشاوران و متخصصانی‌ست که عملکردهای نرم افزار را بسنجند و به سازمان برای بهتر کردن آن کمک کنند. در طول همین سه سال جایگاه اهمیت مشاوران از رده هشتم برای کسب‌وکارها به هجدهم سقوط کرد. یک پیش‌فرض ذهنی دیگر که می‌گفت برای استفاده کاربردی از نرم افزار ERP حتما نیاز به مشاور دارید در حال محو شدن است. این روزها هرچه زبان نرم افزار به زبان انسان‌ها نزدیک‌تر باشد و بتواند تجربه ملموس‌تری از کار را در اختیار کاربران بگذارد و با چند کلیک فرایند تصمیم‌گیری را بهبود دهد کاربردی‌تر و محبوب‌تر است.

همین مهم باعث شده تا ارایه‌دهندگان نرم افزار ERP برای متمایز کردن خود در بازار روی سهولت استفاده و تجربه کاربری تمرکز کنند. برای مثال شرکت Jonar’s Paragon که با نام Paragon ERP در بازار فعالیت می‌کند. رویکرد خود برای ارایه نرم افزار ERP را روی سهولت تجربه کاربری و استفاده از آن قرار داده. ادعای این تولیدکننده این است که کسب‌وکارها قادرند نرم‌ افزار ERP این شرکت را با تمام ویژگی‌هایش در ده دقیقه نصب کنند.

در فرایند انتخاب نرم افزار ERP رابط کاربری (UI) و تجربه کاربری (UX) نقش مهمی دارند. اگر کار با نرم افزار دشوار باشد و کاربران نتوانند به‌راحتی با بخش های مختلف آن کار کنند. نرم افزار ERP در بالا بردن نرخ بازگشت سرمایه (ROI) موفق نخواهد بود. حتی اگر نرم افزار ERP انتخاب شده شناخته‌شده‌ترین، بهترین، کامل‌ترین و سریع‌ترین نرم افزار بازار باشد.

یکی‌دیگر از ویژگی‌های نرم افزار ERP که اخیرا بیش‌تر مورد توجه قرار گرفته امکان شخصی‌سازی داشبوردها، گزارش‌ها و صفحه‌های مختلف توسط کاربر نهایی‌ست. به‌طور سنتی شخصی‌سازی نرم افزار ERP، در هر بخشی، به عهده شرکت ارایه‌دهنده آن است. این ویژگی به کاربران نهایی امکان می‌دهد بدون تغییر در کدهای اصلی نرم افزار بتوانند تغییرات مد نظرشان را اعمال کنند. برای تعریف این ویژگی در نرم افزار ERP‌ ابتدا باید Business Logic کسب‌وکار به دقت تحلیل و پیاده‌سازی شود. ارتباط داده‌های بخش‌های مختلف با یک‌دیگر تعریف و مشخص شود داده‌‌های کدام بخش بر کدام بخش تاثیر مستقیم و غیرمستقیم می‌گذارد.

سوم، شخصی‌سازی را بیش از اندازه بزرگ نکنید

چه پیامی برای کسی دارید که امروز به‌دنبال اختراع دوباره چرخ است؟ تشویق‌اش می‌کنید یا بیهوده بودن کارش را به او یادآور می‌شوید؟ البته راه سومی نیز هست، به حال خودش رهایش کنید و کاری با او نداشته باشید. وقتی به‌روزترین فناوری‌های بشر به تولید نرم افزاری ختم شده که کاملا قابل تغییر است و می‌تواند روی بخش خاصی از سازمان‌تان که اهمیت بالاتری برای‌تان دارد تمرکز کند، چرا به دنبال شخصی‌سازی عمیق و گسترده نرم افزار ERPتان هستید؟

باید گفت از هر ده نرم افزار ERP نصب‌شده در سازمان‌ها، هفت‌تای آن‌ها با کدهای شخصی‌سازی‌شده پیاده‌سازی شده‌اند. از این هفت‌تا نیز تعداد بسیار کمی، نزدیک به ۵ درصد، نیاز به تغییرات گسترده و شخصی‌سازی عمیق داشتند. بیش‌تر وقت‌ها بهتر است سازمان‌ها به سراغ استفاده از راهکارهایی بروند که مختص حوزه و صنعت خودشان است.

برخی از سازمان‌ها با نادیده گرفتن این مهم به سراغ شخصی‌سازی گسترده نرم افزار ERP می‌روند و هزینه‌های بالایی هم برای آن می‌پردازند. درحالی‌که می‌توانند با پرداخت هزینه‌ای به مراتب کم‌تر صرفا فرایندهای عمومی خود را در نرم افزار شخصی‌سازی کنند و برای فرایندهای خاص خود به سراغ راهکارهای اختصاصی بروند.

البته بدون شک شخصی‌سازی نرم افزار ERP یک گزینه ارزشمند برای بهبود فرایندهای سازمان‌تان است. با این حال کسب‌‌وکارها باید ابتدا به ارزیابی نیازهایشان پرداخته، رویه‌های انتخاب نرم افزار ERP را تعریف کرده و به مقایسه نرم افزارهای موجود بپردازند. موضوع مهم برای انتخاب نهایی، به‌خصوص برای سازمان‌هایی که فرایندهای منحصربه‌فردی دارند، این است که نرم افزار ERP انتخابی آن‌ها باید در دو حوزه سرآمد باشد. اول امکان شخصی‌سازی عمومی داشته باشد، دوم بتواند بدون تحمیل هزینه‌های زیاد به دیجیتالی کردن فرایندهای خاص سازمان کمک کند.